Manual de
Estágio
Manuais e Tutoriais
Manual de
Nesta página, os responsáveis pelas Escolas Técnicas (Etecs) e Faculdades de Tecnologia (Fatecs) estaduais podem consultar o passo-a-passo dos procedimentos de estágio, como o envio dos candidatos convocados por e-mail, o cadastramento dos estagiários feito no módulo de Estágio do Sistema Integrado de Gestão (SIG) da Unidade de Recursos Humanos (URH) e os procedimentos a serem realizados no Portal do CIEE, como recesso e folha de pagamento.
Caso precise de suporte para a realização dos procedimentos, entre em contato com o Departamento de Gestão Estratégica e Funcional (DGEF), pelo e-mail: dgef.estagio@cps.sp.gov.br.
No SIG, clicando no ícone “Estagiário” em “Atalhos Rápidos”, a unidade tem acesso as opções: “Coordenador”, “Estagiário”, “Saúde Ocupacional” e “Vagas”.
O ambiente “Coordenador” fica disponível somente para o Diretor da Unidade, que pode visualizar o Coordenador de Estágio designado para a unidade. Caso a unidade deseje alterar o Coordenador de Estágio, com anuência do diretor, deverá encaminhar solicitação ao dgef.estagio@cps.sp.gov.br
Clique no menu “Estagiário”, “Estagiário – Cadastro”, para iniciar o processo de cadastro.
1- Em “Estagiário – Cadastro”, a unidade inicia o cadastro após o recebimento e validação da documentação do estagiário.
Deve informar o CPF e selecionar a vaga correspondente ao qual o candidato foi encaminhado:
2. Ao selecionar a vaga, o botão “Ver Plano de Estágio” fica disponível, clique para selecionar a vaga que correspondente ao Plano de Estágio do estudante que será cadastrado.
3. Após confirmar o Plano de Estágio da vaga selecionada, clique em “Fechar” e continue o preenchimento desta tela, inserindo o CPF do estudante e dígito. Clique em “Próximo” para prosseguir.
4. Dentro do cadastro, as abas “Início”, “Dados Pessoais”, “Dados Complementares”, “ASO” e “Contrato” deverão ser preenchidas e finalizadas para que o estudante possa iniciar o estágio na unidade de ensino.
5. Na aba “Início”, os dados da solicitação são apresentados. Clique em “Ir para próxima ABA” para prosseguir.
6. Na aba “Dados Pessoais”, preencher “Identificação”, “Nacionalidade/Naturalidade” e “Filiação”. Clique em “Salvar e ir para próxima ABA” para prosseguir.
7. Na aba “Dados Complementares”, preencher “Documentos” e “Endereço”. Clique em “Salvar e ir para próxima ABA” para prosseguir.
8. Na aba “ASO”, clique em Agendar Exame Admissional para o agendamento do Exame Admissional do estudante. Os procedimentos estão disponíveis em “Solicitação de Exame Admissional para Estagiários”.
IMPORTANTE: Ao efetuar o agendamento e retornar a aba “ASO”, o botão para avançar para a última aba, só ficará disponível após a realização do exame admissional, não sendo possível prosseguir enquanto não constar como apto o exame.
9. Ao constar apto em “Resultado”, a unidade pode clicar em “Salvar e ir para próxima ABA” e prosseguir.
10. Na última aba “Contrato”, em “Estagiário”, os campos “Natureza do Estágio”, “Nível”, “Qtde de Horas Diária”, “Área de Atuação”, “Número de Apólice do Seguro”, “Natureza da Remuneração”, “Valor da Bolsa”, “Data do Laudo Médico”, são fixos e preenchidos automaticamente, de acordo com a vaga selecionada no início.
O campo “Data do Termo de Compromisso” corresponde a data de vigência que consta no Termo de Compromisso de Estágio (TCE) encaminhado pelo CIEE. A unidade deve fazer o upload do Termo de Compromisso de Estágio digitalizado e devidamente assinado.
Importante: O estagiário só pode iniciar na unidade após a realização do Exame Admissional e com o recebimento do TCE devidamente assinado. Caso isso ocorra em data superior a data constante no TCE, considerar a data de início efetivo (o dia que o estagiário iniciou na unidade) para fins de pagamento. Para fins de rescisão, será considerada a data do TCE.
O campo “Data de Início Efetivo” é preenchido com base no início efetivo do estagiário, podendo ser igual ou superior a data informada no Termo de Compromisso (uma vez que os trâmites de Exame Admissional e assinatura de TCE podem demorar).
O campo “Data Prevista de Término” deverá ser preenchido com base na data que consta no Termo de Compromisso.
IMPORTANTE: A data prevista de término será inferior a 1 ano, caso o estudante finalize o seu curso antes deste prazo.
O campo “Data Prorrogação (Termo Aditivo)” é automaticamente preenchido.
Em “Instituição de Ensino”, deverão ser preenchidos os campos relativos a Instituição de Ensino do aluno. Essas informações também constam no Termo de Compromisso.
Em “Agente de Integração”, os campos são preenchidos automaticamente, uma vez que o Agente de Integração da instituição é o Centro de Integração Empresa-Escola – CIEE.
As informações em “Supervisor de Estágio” são automaticamente preenchidas com base no que foi informado anteriormente no Plano de Estágio da vaga selecionada. Caso o Supervisor de Estágio tenha sido alterado, encaminhar um e-mail informando ao dgef.estagio@cps.sp.gov.br, que providenciará a alteração.
11. Ao finalizar o preenchimento de todas as abas, clicar em Salvar e Finalizar.
A seguinte mensagem aparecerá:
Ao confirmar, automaticamente o sistema direciona a tela “Listagem de Estagiários Cadastrados”, em “Estagiário”, “Estagiário – Listagem”.
Em “Estagiário – Listagem”, a unidade tem acesso aos cadastros iniciados (em andamento), finalizados (ativos) e cancelados/rescindidos (inativos).
Em “Saúde Ocupacional”, a unidade tem acesso aos exames admissionais agendados.
Os procedimentos de exame admissional de estagiários estão disponíveis em https://urh.cps.sp.gov.br/manuais/exame-admissional-estagiarios/.
Em “Controle de Vagas”, a unidade terá acesso às suas vagas de estágio.
“Envio Candidato”: a unidade consegue verificar se já foi enviado candidato a esta vaga, via e-mail (pelo dgef.estagio@cps.sp.gov.br).
“Vaga” e “Plano”: constam o código da vaga e do plano. As vagas, independente do edital, terão sempre o mesmo código, e, para cada vaga, pode haver mais de um plano de estágio (para diferentes editais).
“Plano Status”: refere-se ao plano que está ativo, no edital em vigor.
“Edital”: refere-se a qual Processo de Seleção está vinculado esse plano de estágio.
“Tipo Vaga”: refere-se ao perfil da vaga.
“Status Vaga”: status em que se encontra cada vaga. De início, todas terão o status Livre, e, após o registro das informações do Plano de Estágio, o status ficará Liberado. Por fim, quando cadastrado o estagiário, o status constará como Preenchido e o nome do estagiário aparecerá ao lado, com as informações da data do início do contrato e data fim.
Clicando em “Visualizar” ao lado de cada vaga, a unidade consegue visualizar o plano de estágio cadastrado para a vaga.
Ainda na tela de “Estagiário – Listagem”, para o caso em que o aluno informar o término do vínculo ou em caso do curso do aluno se encerrar, deve-se clicar no botão Rescindir.
Feito isso, aparecerá a tela abaixo, onde deverá ser informada a data da rescisão:
Se inserida uma data de rescisão superior a data atual (por exemplo: 25/11/2022), constará que a rescisão está agendada (AG) e o cadastro continuará com o status “ATIVO” até a chegada da data inserida.
Se inserida a data atual ou ao chegar data agendada, este registro ficará com o status “INATIVO” e vaga retorna com o status “Livre” para a unidade de ensino no menu “Vagas”, e “Controle de Vagas”, podendo ser preenchido novo “Plano de Estágio”, que irá gerar após convocação e aprovação, um novo contrato de estagiário.
IMPORTANTE: Uma vez que o quantitativo de vagas de estágio para cada unidade já está definido, as vagas possuirão o mesmo “código”, sendo apenas possível o preenchimento de um novo cadastro de estagiário para uma vaga, após o término do contrato vinculado, respeitando assim todo o histórico de uma vaga.
A unidade será alertada da possibilidade de prorrogação, via e-mail, podendo ou não aceitar, quando o prazo do contrato estiver próximo (30 dias).
O estudante deve ter um contrato devidamente formalizado e ativo dentro do mês de referência da folha.
O pagamento da bolsa-auxílio será realizado ao estagiário, pelo CIEE, no 10º dia útil do mês.
A unidade poderá abrir a folha de pagamento ao final do mês e o fechamento deverá ocorrer impreterivelmente no 1º dia útil de cada mês.
O pagamento da Bolsa-auxílio será realizado ao estagiário, pelo CIEE, no 10º dia útil do mês.
Ao final de todo mês, o Departamento de Gestão Estratégica e Funcional encaminha e-mail para as unidades de ensino que possuem estagiários ativos na competência, para informar a abertura de folha e os prazos a serem cumpridos.
É dado o acesso pessoal ao Coordenador de Estágio por meio do CPF. No e-mail dos coordenadores, todo final de mês, é enviado um código de acesso (EMP-XXXXX). É a partir desse código que deve ser realizado o acesso ao portal para os lançamentos
1. Acessar o ambiente de pagamento do CIEE: https://web.ciee.org.br/login;
2. No primeiro acesso, inserir o código EMP, clicar em “Próximo” e “Esqueci minha senha”. Será enviado um link via e-mail, para que seja redefinida uma nova senha;
3. Entrar com o login (código EMP) e a nova senha cadastrada;
Após acessado o portal com o código do coordenador de estágio, para a competência a ser lançada, as unidades de ensino deverão observar (antes da abertura da folha) a quantidade de dias úteis que teve o mês de referência.
Se no munícipio da unidade teve algum feriado (municipal), deverá descontar o dia do feriado, mais a emenda (se houver), do total dos dias úteis, e comunicar ao e-mail dgef.estagio@cps.sp.gov.br o dia do respectivo feriado municipal.
Quando do primeiro lançamento da unidade, deverá justificar os meses sem estagiários ativos, antes de abrir a folha da competência atual. Lembrando que, se a unidade já fez lançamentos de competências anteriores, justificar os meses anteriores não será necessário, pois esse passo é feito apenas uma única vez.
Ainda no ambiente “Gerenciar/Lançar Folha de Frequência”, em “Mês de competência”, os meses/competências anteriores.
Antes de selecionar e abrir a folha atual, deve-se selecionar as folhas das competências anteriores e clicar em “Justificar”, conforme imagem abaixo:
Nessa etapa de justificar os meses anteriores, não é necessário corrigir os dias úteis nos campos “bolsa-auxílio”, “auxílio-transporte” e “benefício”, pois não impactará no pagamento de nenhum estagiário.
Após clicar em “Justificar”, deverá informar o motivo: “Não houve estagiário ativo no período”:
Clique em “Confirmar”.
Deverá repetir esse procedimento em todos os meses em que a unidade não teve estagiário ativo, até chegar no mês de referência com estagiário ativo.
Justificadas as folhas sem estagiários ativos na competência, no menu ao lado esquerdo da tela, em “Financeiro”, clicar em “Gerenciar/Lançar Folha de Frequência”;
Em “Gerenciar Folha”, escolher o tipo de folha e o mês de competência de referência para lançar os pagamentos dos estagiários ativos:
- Folha Principal: a folha principal a ser informada.
- Folha Complementar: somente com autorização do DGEF a folha complementar deve ser realizada, devendo ser solicitado através de memorando assinado pelo Diretor da Unidade e enviado ao dgef.estagio@cps.sp.gov.br, informando a quantidade de horas e dias que devem ser pagos na complementar e apresentar a justificativa. A folha complementar serve somente para corrigir o lançamento de um valor menor pago, referente ao movimento de folhas passados. Quando isso ocorrer, o DGEF irá comunicar a unidade do lançamento indevido e da correção a ser feita.
Após selecionada a competência de referência, antes de clicar em “Lançar Folha”, corrigir a quantidade de dias úteis do mês, quando necessário.
IMPORTANTE: Nesse momento, não é observado a quantidade de dias estagiados ou as faltas, somente a quantidade de dias úteis que teve o mês.
Depois de ajustado os dias úteis nas três colunas (devendo sempre ser o mesmo valor para as três), “Bolsa-auxílio”, “Auxílio-transporte” e “Benefício” clicar em “Lançar folha”.
Abrirá uma mensagem automática do sistema.
Clique em “Prosseguir”;
Caso a folha após iniciada não seja finalizada no mesmo dia, os dados serão salvos e ficarão disponíveis para finalização em “folhas lançadas”, no mesmo ambiente de “Gerenciar/Lançar Folha”. Basta descer a tela e clicar em “Ver detalhes” para retomar e concluir.
Após aberta a folha, agora na tela de lançamentos “Folha de frequência principal”, aparecerá uma listagem com os estagiários da unidade de ensino;
A coluna “Início/Término/Rescisão” é relativa as datas constantes no Termo de Compromisso de Estágio.
Nos casos dos estagiários que iniciaram o eságio na unidade em data posterior a data de vigência no contrato, a unidade deverá considerar para o cálculo do desconto dos dias não estagiados o dia do início efetivo do estagiário na unidade, e não a data de vigência do contrato, pois ele receberá apenas pelos dias efetivamente estagiados na unidade.
Essas datas devem ser correspondentes as informações constantes no cadastro do estagiário, na aba “Contrato”, no SigURH, nos campos: “data de início de exercício” e “data de início efetivo”:
Lembrando que, para o sistema do CIEE, é considerado apenas a data de vigência, ou seja, a do contrato, e não a data que de fato o estagiário iniciou o exercício na unidade – que pode ser diferente da data do contrato:
Não havendo descontos para lançar (quando estagiado todos os dias úteis informados na abertura da folha), clicar em “Finalizar folha”.
Na página seguinte, clicar em “Liberar Folha”.
Havendo descontos para lançar de faltas ou quando o estagiário inicia o exercício após o primeiro dia útil do mês, por exemplo: se o estagiário com contrato de vigência em 08/05, somente iniciou o exercício em 15/05, deverá ser calculado o desconto dos dias úteis não trabalhados, da seguinte forma:
- Calcular os dias úteis a serem descontados do início do mês até a data do início do exercício (15/05);
- 9 dias úteis seriam descontados nesse exemplo, calculando os dias úteis entre 01/05 e 15/05 não contabilizando os sábados (quando não houver expediente), domingos, feriados e emendas – ou seja, contamos apenas os dias úteis, uma vez que os dias não úteis (feriados e finais de semana), nós já deduzimos ao abrirmos a folha com 22 dias úteis;
- Nessa contagem, não deve ser contabilizado o dia 01 (Dia do Trabalho) e o dia 15/05, que é o dia que o estágio efetivamente iniciou;
Os 9 dias úteis a serem descontados nesse exemplo, serão multiplicados pela quantidade de horas do contrato, para alcançarmos a quantidade de horas de desconto de bolsa-auxílio.
Por exemplo:
• 9×6 = 54 horas de descontos (para os contratos de 6hrs);
• 9×4 = 36 horas de descontos (para os contratos de 4hrs).
Informar a quantidade de horas a serem descontadas no campo “desconto” de “Bolsa-auxílio” (digitando “54:00” ou “36:00”), e clicar na seta ao lado para selecionar “Falta com justificativa”;
Se a unidade antes de selecionar “Falta com justificativa” clicar em algum outro lugar da tela, o sistema irá apagar o registro do desconto, devendo ser digitado novamente e clicar diretamente na seta ao lado para selecionar “Falta com justificativa”;
Para que o sistema registre o desconto e ele seja aplicado e descontado, após feito o procedimento acima, a unidade deve clicar no valor de desconto que foi informado (exemplo: clicar no “54:00” ou “36:00”) e dar “enter” com o teclado;
Após dar “enter”, o sistema abrirá um pop-up de “Motivo desconto”;
Escrever o motivo do desconto. Por exemplo: “Iniciou o exercício em 15/05/2023”, e clicar em “Confirmar”.
Lançamento dos “Descontos” de “Auxílio-transporte” e “Benefícios”:
Informar em dias os descontos nos campos “Auxílio-transporte” e “Benefícios” (no exemplo acima, seriam 9 dias úteis a serem descontados de auxílio-transporte e benefícios), então, será digitado “9” nos campos “descontos” de “Auxílio-transporte” e “Benefícios”;
Antes de prosseguir com a finalização da folha, conferir se os descontos lançados foram registrados pelo sistema, deduzindo os valores no valor final, na coluna “Total líquido a pagar”;
Para confirmar se foi registrado esses descontos, a unidade pode também clicar no valor digitado (“9”) e dar novamente um “Enter” com o teclado. Porém, para esses dois campos “Auxílio-transporte” e “Benefícios”, não abrirá pop-up, apenas para o primeiro campo de desconto de “Bolsa-auxílio”.
Agora, se o estagiário tivesse iniciado de fato o exercício no dia do contrato – 08/05, e, não havendo mais nenhuma falta, seriam descontados os dias úteis de 01/05 a 08/05, totalizando 4 dias úteis a serem descontados.
Depois de informados e registrados todos os lançamentos e descontos (lançar recesso antes de finalizar, se houver), clicar em “Finalizar folha”:
Na página seguinte, clicar em “Liberar Folha”;
Após finalizada e liberada, a folha será enviada para o Departamento de Gestão Estratégica e Funcional, e, após verificação e validação, a folha será liberada para o CIEE – que efetuará o pagamento aos estagiários o 10º dia útil.
Após liberação da folha de pagamento, caso apareça a mensagem: “Estagiário com opção bancária no cadastro sem validação”, a unidade deverá solicitar ao estagiário que verifique os dados bancários informados no acesso dele ao portal. Havendo necessidade de atualização/correção, o sistema irá validar ou não validar os dados bancários informados, devendo a unidade acompanhar junto ao estagiário, para que, caso necessário, nós possamos contatar a equipe de folha de pagamento do CIEE.
IMPORTANTE: Após a finalização da folha, não é possível realizar nenhuma alteração, somente quando da exclusão e reabertura da folha. Caso seja necessário excluir a folha que foi aberta, a unidade deve enviar um e-mail ao dgef.estagio@cps.sp.gov.br, informando a competência e o motivo.
A unidade consegue verificar o saldo de recesso de cada estagiário através do Portal do CIEE.
Em “Gerenciar contratados”, “Recesso de estágio”, constará constará o registro dos estagiários contratados na unidade.
Selecionando o estagiário correspondente, a unidade tem acesso ao cálculo de recesso, devendo ser considerando os dias constantes em “Cálculo proporcional”.
Clicando em “Incluir período de recesso”, a unidade programa o recesso do estagiário no portal do CIEE, sendo possível após essa operação, fazer download da Declaração de Recesso de Estágio.
Caso seja necessário excluir o registro inserido, clique na “Lixeira”, podendo lançar novamente em seguida.
Depois de calculado os dias de recesso (havendo recesso a ser concedido ao estagiário), a unidade irá pagar normalmente a bolsa-auxílio dos dias em que o estagiário esteve de recesso (não havendo desconto a ser aplicado nesses casos);
Agora, nos campos “auxílio-alimentação” e auxílio-transporte”, a unidade deverá descontar os dias úteis de recesso.
Por exemplo: 5 dias de recesso foram concedidos ao estagiário.
Não haverá desconto de “bolsa-auxílio” relativo ao recesso, porém, será informado “5” nos campos “descontos” de “auxílio-alimentação” e “auxílio-transporte”, assim como explica o item “Lançamentos da frequência e dos descontos” deste passo-a-passo. Após abrir o pop-up para informar o motivo do desconto, a unidade deverá informar: “Desconto relativo a 5 dias de recesso”.
Caso já tenha sido informado desconto de falta, a unidade deverá somar os dias de falta com os dias do recesso para aplicar o desconto.
Por exemplo: 5 dias de recesso com 2 dias de falta – informar “7” nos campos de “descontos” de “auxílio-alimentação” e “auxílio-transporte”, e, informar em “motivo” os respectivos descontos (5 dias de recesso e 2 dias de falta).
No portal do CIEE, quando houver a rescisão de algum estagiário ativo, após comunicarmos o CIEE desta rescisão (via e-mail), eles efetuarão o desligamento do estagiário no Portal.
Após desligado, a unidade receberá e-mail automático do sistema que ficou pronto para preenchimento no portal o Termo de Realização de Estágio.
O procedimento para encontrar o documento dentro do portal, é:
- – Em Gerenciar contratados, clicar em “Meus contratados”;
- – Tirar o filtro “Ativo” clicando no “x”:
- – Selecionar o nome do estagiário;
- – Clicar em “Menu do contrato de estudante”;
- – Selecionar o último item “Consultar relatórios”;
- – Selecionar novamente o estagiário e clicar em “Termo de Realização de Estágio”;
- – Fazer o preenchimento do documento, assinar, tirar cópia do documento para upload no Prontuário Funcional no SEI!, e entregar uma cópia do documento ao aluno que poderá apresentar na Instituição de Ensino, caso necessário.
Após a finalização do cadastro do estagiário no SigURH, bem como realização do Atestado de Saúde Ocupacional, deve ser criado para cada estagiário o Prontuário do Estagiário no SEI!.
Para abertura e instrução do Prontuário do Estagiário, a unidade deverá adotar os procedimentos abaixo, atentando-se às demais orientações emitidas pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA do Centro Paula Souza.
O Prontuário do Estagiário deve ser instruído da seguinte forma:
- Em “Iniciar Processo”, selecionar o “+” e buscar o processo “Prontuário do Estagiário”;
- Em “Especificação”, escrever “Prontuário do Estagiário + nome do estagiário”;
- Em “Interessado” inserir o nome completo do estagiário, clicar “Enter” e confirmar;
- Em “Observações” fica opcional o preenchimento;
- Em “Nível de Acesso”, selecionar “Público”.
Quanto aos documentos a serem inseridos no processo:
- Clicar no ícone “Incluir documento”:
- Selecionar “Externo” para todos os documentos;
