Gerenciamento de processos traz mudanças nas rotinas de trabalho da Unidade de Recursos Humanos e Unidades de Ensino

Árvore de processos mapeados pelo Projeto BPM na Unidade de Recursos Humanos. (Divulgação)

Desde março de 2018, está em desenvolvimento o Projeto BPM (Business Process Management) na Unidade de Recursos Humanos do Centro Paula Souza, coordenado pela Profª Rosane Lourdes Souza. O BPM consiste em uma metodologia que faz uso de diversas ferramentas para gerenciar os processos existentes em determinada área de uma organização. Com isso, a forma como são feitas as tarefas acaba recebendo novas soluções de sistema e requer dos servidores novas competências técnicas e comportamentais. 

Na primeira etapa do BPM, foram mapeados 382 processos, divididos em 9 macroprocessos: Recrutamento, Seleção e Admissão; Desligamento; Vida Funcional; Remuneração; Vantagens e Benefícios; Gestão de segurança e saúde no trabalho; Regulamentação; e Sistema de Informação e Comunicação. O mapeamento destes processos existentes na URH trouxe uma visão ampla sobre cada um deles, demonstrando a interdependência dos departamentos e núcleos. Para isso acontecer de forma efetiva, é necessário que, uma vez mapeados, os processos sofram uma segunda etapa, de análise crítica, para verificar a existência de atividades desnecessárias e rever os procedimentos. 

Após a análise crítica dos processos, os servidores envolvidos realizaram a terceira etapa do Projeto BPM, fazendo o levantamento de 296 propostas de melhoria nos fluxos de atividades da URH, de onde resultaram 4 novos projetos em fase de implantação: Projeto Processos, coordenado pelo Prof. Me. Alexandre Rodrigues Cajuela e gerido pela servidora Ogali Fukushima, que realiza a quarta etapa, referente à otimização dos processos existentes na URH; Projeto Sistemas, coordenado pelo Prof. André Renato Alli e gerido pela servidora Cláudia Cristina Proença Quinto, que planeja soluções informatizadas para os processos otimizados; Projeto Comunicação, coordenado pelo Prof. Fagner Gustavo Fortunato de Lima e gerido pelo servidor Ismael Theodoro de Carvalho Junior, que se propõe a melhorar o fluxo de informações resultantes das mudanças nos processos; e Projeto Pessoas, coordenado pelo Prof. Dr. Edson Costa e Profª Karen dos Reis Fernandes Teixeira e gerido pela servidora Riquiane Silva Gallina, que visa desenvolver servidores para as novas demandas. 

Dentre as propostas elencadas, foram priorizadas aquelas que mais se relacionam com as questões trabalhistas, previdenciárias e fiscais exigidas pelo eSocial. O atendimento a estas exigências, por si só, é capaz de diminuir a quantidade de pontos de atenção dentro da instituição. 

As mudanças decorrentes das ações do Projeto BPM na URH terão impacto direto nas rotinas de trabalho das Unidades de Ensino. Novas soluções no sistema SigUrh, novos manuais de instrução, informativos periódicos, ações de treinamento e desenvolvimento de servidores já estão acontecendo e muitas outras mudanças irão ocorrer em breve. Os servidores das Unidades de Ensino devem estar atentos aos boletins informativos URH Informa para acompanhar o desenvolvimento do Projeto BPM.