Guia de utilização do SEI! para processos da URH

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Guia de utilização do SEI! para processos da URH

Diante da substituição do sistema São Paulo Sem Papel – SPSP para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI/SP, este Guia busca orientar os colaboradores das Unidades do Centro Paula Souza quanto aos procedimentos a serem adotados para migração de processos, prontuários e expedientes entre os sistemas e abertura de novos documentos, pertinentes à Unidade de Recursos Humanos, produzidos a partir de 12/06/2023, data da implantação do SEI/SP no CPS.

As informações contidas neste Guia dizem respeito às rotinas administrativas do Departamento de Gestão Estratégica e Funcional (DGEF).

Foto: krakenimages.com/Freepik

📂 Processos abertos até 11/06/2023

Observar as orientações a seguir:

Deverão ser adotados os procedimentos de “transição” do sistema SPSP para o SEI/SP, conforme orientações disponibilizadas pelo sistema SEI, no endereço https://portal.sei.sp.gov.br/sei.

É importante registrar que, no SEI/SP, o processo a ser aberto deverá respeitar o mesmo tipo documental que foi utilizado no SPSP.

A transição dos processos do SPSP para o SEI/SP poderá ser realizada de forma gradual, de acordo com a necessidade de utilização de cada documento, uma vez que desde 12/06/2023 nenhum documento pode ser tramitado via sistema SPSP ou de forma física.

Conforme orientações do SEI/SP, será possível dar andamento dos processos físicos no formato digital.

Recomenda-se apenas a migração dos Prontuários Funcionais (que no formato físico são os Processos de Admissão ou Contratação) e de processos/expedientes que iniciaram no formato físico e que porventura ainda estejam em utilização (como Processo Único de Contagem de Tempo – PUCT).

Ainda, sugere-se apenas a migração dos processos que se referem aos empregados celetistas. Se tratando dos processos de servidores estatutários que demandarem a anexação de novos documentos, solicitamos que entrem em contato com a área responsável pelo assunto a ser tratado antes de realizar qualquer procedimento, para orientações sobre como proceder a depender de cada caso.

Para que a transição entre os sistemas possa ser realizada, obrigatoriamente a unidade deverá abrir o Processo no SEI/SP, com a nomenclatura correspondente ao processo físico (Prontuário Funcional, se estiver realizando a migração do Processo de Admissão/Contratação, por exemplo).

Cabe alertar que existem 02 tipos de processos a serem migrados para o SEI, sendo aqueles que foram cadastrados oportunamente no SPDOC (sistema de gerenciamento de documentos da Administração Estadual, que vigorou entre os anos de 2018 e 2020) ou aqueles processos produzidos antes de 2018, que não foram cadastrados como Processos Legados no referido sistema e, portanto, não possuem um número de Protocolo SPDOC cadastrado.

Dúvidas sobre acesso ao sistema SPDOC ou existência do cadastro do processo físico devem ser dirimidas com a Seção de Protocolo e Arquivo – SPA, do Núcleo de Comunicações Administrativas – NCA, da Administração Central do CPS.

Dito isto, os seguintes passos devem ser realizados:

No SEI/SP, selecionar a funcionalidade Iniciar Processo, e registrar as seguintes informações:

Tipo do processo: selecionar o tipo correspondente ao processo físico (exemplo: Processos de Admissão ou Contratação deverão ser migrados como “Prontuário funcional”).
Especificação: <<nome do empregado>> – <<Matrícula>>
Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (exemplo: Prontuário funcional)
Interessados: <<nome do empregado>>
Observações desta unidade: Preenchimento à critério da unidade (não obrigatório)
Nível de acesso: Restrito – Informação pessoal (Artigo 31 da Lei Federal nº 12.527/2011)
Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR.

A Unidade que estiver realizando a migração de um Processo Físico com número de Protocolo no SPDOC (podendo ser processo legado ou aberto diretamente no referido sistema) para o Processo Digital (a ser aberto no SEI/SP), deverá:

1. Abrir o Processo Digital com a nomenclatura correspondente ao processo a ser migrado no SEI/SP (Prontuário Funcional, por exemplo), para que o número possa ser indicado posteriormente no encerramento do processo;

2. Após abertura do processo no SEI/SP, acessar o sistema SPDOC para realizar a solicitação de migração entre os sistemas:

Acessar o menu DOCUMENTO > ENCERRAR E ABRIR VOLUME > SOLICITAR e digitar o número do Protocolo SPDOC do Processo Físico;
Preencher o nome e o cargo do Diretor de Serviço Administrativo;
Imprimir e assinar o Termo de Solicitação de Encerramento e Abertura de Volume que será emitido pelo SPDOC e inserir no Processo Físico;
Ainda no SPDOC, acessar o menu DOCUMENTO > DESPACHAR/INSTRUIR, digitar o número do Protocolo SPDOC do Processo Físico e inserir o despacho com base no MODELO – Despacho Solicitação Termo de Encerramento;
Imprimir e assinar o Despacho elaborado no SPDOC e inserir no Processo Físico.

3. Adotados os procedimentos de emissão e inserção do Termo de Solicitação de Encerramento de Abertura de Volume e do Despacho no Processo Físico, este deverá ser tramitado, via malote, à Seção de Protocolo e Arquivo (SPA), do Centro Paula Souza, para as providências necessárias.

Atenção: O registro do envio do processo e a emissão da relação de remessa devem ser realizados via SPDOC, obrigatoriamente, através do menu TRAMITAÇÃO > ENVIAR.

Após recebimento do processo pela SPA, será providenciado um Termo de Encerramento de Volume Físico e o processo será devolvido à Unidade de Ensino para que fique em guarda até que ocorra o rompimento do vínculo jurídico do empregado/servidor com o estado, isto é, sua rescisão contratual.

Após emissão do referido termo, não poderão ser inseridos novos documentos no Processo Físico, devendo a Unidade inserir obrigatoriamente no processo digital do SEI/SP.

A Unidade que estiver realizando a migração de Processo Físico que não tiver sido cadastrado como Legado no SPDOC para o Processo Digital (a ser aberto no SEI/SP), deverá:

Abrir o Processo Digital com a nomenclatura correspondente ao processo a ser migrado no SEI/SP (Prontuário Funcional, por exemplo), para que o número possa ser indicado posteriormente no encerramento do processo;
Elaborar um Despacho solicitando o Termo de Encerramento do processo físico, conforme MODELO – Despacho Solicitação Termo de Encerramento;
Imprimir, assinar e inserir o Despacho no Processo Físico e enviar via malote à Seção de Protocolo e Arquivo (SPA), do Centro Paula Souza, para as providências necessárias.

Após recebimento do processo pelo SPA, será providenciado um Termo de Encerramento de Volume Físico e o processo será devolvido à Unidade de Ensino para que fique em guarda até que ocorra o rompimento do vínculo jurídico do empregado/servidor com o estado, isto é, sua rescisão contratual.

Após emissão do referido termo, não poderão ser inseridos novos documento no Processo Físico, devendo a Unidade inserir obrigatoriamente no processo digital do SEI/SP.

Ao retorno do Processo Físico à unidade contendo o devido Termo de Encerramento, alguns documentos deverão ser inseridos no Processo Digital para a correta conclusão da migração.

No SEI/SP, deverá ser criado um “Termo de abertura de volume digital” para formalizar a migração e constar o registro do Processo Físico que foi encerrado, a fim de facilitar a busca e o controle de informações.

Para tanto, a Unidade deverá adotar o seguinte procedimento no sistema SEI/SP:

Clicar na funcionalidade Incluir Documento e selecionar o tipo de documento “Termo de abertura de volume digital”;
No referido termo, adotar os seguintes passos:
- Digitar no campo “Nome na Árvore”: Termo de Abertura de Volume Digital;
- Selecionar o nível de acesso: Público;
- Clicar em “Salvar”.
Após “Salvar”, o conteúdo a ser disponibilizado deverá ser editado, de modo que informe: os dados do processo físico que encerrado, a unidade sede do empregado/servidor – detentora do processo físico – e o nome da pessoa responsável pela emissão do documento (preferencialmente do Diretor de Serviço Administrativo).

Visando diminuir a frequência com que o processo físico precisará ser consultado, deverão ser incluídos como Documento Externo os documentos que refletem a vida funcional do empregado no momento da migração dos processos, conforme exemplos:

Empregado público permanente (docente ou administrativo):

Contrato de trabalho;
Termo de alteração contratual que reflete a situação atual (como transferência de sede para a unidade de lotação no momento da migração do processo);
Termo de suspensão contratual (caso esteja afastado para alguma finalidade).

Empregado público em confiança:

Contrato de trabalho;
Termo de alteração contratual que reflete a situação atual (caso tenha sido admitido inicialmente como Assessor Administrativo e teve seu contrato alterado para Assessor Técnico Administrativo II).

Empregado público permanente afastado para exercer emprego em confiança, no mesmo contrato/matrícula (2ª lotação), deverá ser incluída a documentação dos dois vínculos, como:

Contrato de trabalho do emprego permanente;
Termo de alteração contratual que reflete a situação atual (como transferência de sede para a unidade de lotação no momento da migração do processo);
Termo de alteração/designação para o emprego em confiança.

ATENÇÃO: O Prontuário Funcional deverá ser aberto para cada matrícula do empregado. Portanto, se tratando de empregado permanente que se encontra afastado para exercer emprego público administrativo em confiança, deverá ser aberto um prontuário para cada matrícula. Neste caso, no processo correspondente ao emprego permanente deverá ser incluído apenas o termo de suspensão contratual. Os demais documentos referentes ao emprego em confiança deverão ser incluídos em prontuário a ser aberto especificamente para essa condição.

Embora ocorra a migração do processo físico para o processo digital, o processo físico permanece em validade.

O processo físico deverá ser guardado na Unidade Sede do empregado/servidor até que ocorra o rompimento do vínculo jurídico com o estado, isto é, sua rescisão contratual.

Ocorrendo transferência de sede, o processo físico deverá ser tramitado juntamente com o processo digital à outra unidade para onde o empregado/servidor estiver se transferindo.

Após rescisão contratual do empregado/servidor, tanto o Processo Físico, quanto o Processo Digital, deverão ser encerrados e arquivados, dando início ao prazo da temporalidade para a admissão. Neste caso, as Unidades deverão aguardar demais orientações que serão encaminhadas, oportunamente.

📂 Processos abertos a partir de 12/06/2023

A partir de 12/06/2023 é obrigatória a instauração de processos diretamente no SEI/SP, sendo que, para casos iniciados no SPSP deverá ser adotado o procedimento de migração, e para situações novas, os processos deverão ser abertos conforme orientações disponibilizadas no presente manual.

Para realizar abertura de processos no SEI/SP, a unidade deverá adotar os procedimentos indicados no Manual de Usuário do SEI|SP, página 36.

Os processos comumente utilizados pelo Departamento de Gestão Estratégica e Funcional e seus núcleos (NMP – Núcleo de Movimentação de Pessoal e NCF – Núcleo de Controle Funcional), da Unidade de Recursos Humanos, são:

Processo para Preenchimento de Função-Atividade;
Processo de acumulação de cargo ou função-atividade;
Prontuário Funcional;
Processo de Afastamentos ou Licenças;
Expediente de Atendimento.

A seguir serão encontradas informações sobre quando e como os referidos processos serão abertos no SEI/SP, bem como a listagem de documentos necessários para inclusão, para cada caso.

Este processo deverá ser aberto individualmente, para concentrar os documentos necessários para os procedimentos de cada admissão do empregado.

Se tratando de docentes: será aberto após a manifestação favorável do candidato aprovado no Processo Seletivo Simplificado (PSS) ou Concurso Público (CP) homologado, e ocorrerá de acordo com as seguintes situações:

Nova admissão;
Admissão/Alteração não efetivada (desistência);
Alteração de contrato de prazo “determinado” para prazo “indeterminado”;
Ampliação de disciplinas em virtude de aprovação em PSS ou CP.

Se tratando de auxiliar de docente e demais empregos administrativos permanentes: será aberto a cada Concurso Público realizado, quando iniciarem os procedimentos de admissão, após a manifestação favorável do candidato na convocação.

Se tratando de emprego administrativo em confiança: será aberto, pela Unidade de Recursos Humanos, após autorização governamental para a assunção do cargo, a fim de serem inseridos os documentos para a efetivação da admissão.

ATENÇÃO: O “Processo para Preenchimento de Função-Atividade” será aberto para cada procedimento de admissão realizado, isto é, em caso de docentes, para cada processo seletivo/concurso público que ensejar em admissão/alteração contratual e, em caso de empregados administrativos, para cada alteração de emprego a ser realizada.

Quanto aos procedimentos para abertura do Processo de Preenchimento de Função-Atividade, deverão ser adotados de acordo com cada caso, como elencados nos itens abaixo.

Se tratando de empregados públicos docentes, o Processo de Preenchimento de Função-Atividade deverá ser aberto após a manifestação favorável do candidato aprovado no Processo Seletivo Simplificado (PSS) ou Concurso Público (CP) homologado, em conformidade com as orientações destacadas abaixo.

O Processo para Preenchimento de Função-Atividade será aberto pela Unidade de Recursos Humanos, quando finalizados os trâmites para a admissão do docente no Sistema Integrado de Gestão da URH (SIG-URH).

Após abertura do processo, a Portaria de Admissão a ser assinada e publicada pelo Coordenador Técnico da URH será incluída e, posteriormente, o referido processo será tramitado à Unidade de Ensino (ou ao Núcleo de Administração de Pessoal da Sede, quando for o caso), para os procedimentos sequenciais.

Ao receber o Processo de Preenchimento de Função-Atividade, os documentos indicados na seção “Documentação a ser inserida” (abaixo) deverão ser incluídos, obrigatoriamente.

Observação: Documentos criados no SEI/SP, o “Tipo do Documento” deverá corresponder ao que será incluído (como memorando, ofício etc.) e, os documentos recebidos fisicamente ou extraídos de outros sistemas, deverão ser incluídos como “Documento Externo”.

Documento Criado no SEI	Modelo no SEI/SP	Descrição	Nome na árvore	Interessado	Destinatário/Remetente
Memorando	Memorando	Admissão <<nome do candidato>> – <<Nº do Edital do PS/Concurso>>	Admissão <<nome do candidato>>	Nome do candidato	Não preencher

Atenção: O memorando deverá estar de acordo com o modelo (Memorando Docente Determinado ou Memorando Docente Indeterminado).

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
Edital Abertura de Inscrições	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Abertura de Inscrições	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Classificação Final	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Classificação Final	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Homologação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Prorrogação do Processo Seletivo Simplificado ou Concurso Público, se houver	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Prorrogação da Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Edital de Convocação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Convocação do Candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Para ETEC: “Termo de Manifestação” Para FATEC: “Ata de Manifestação de Aceitação das Aulas”	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Termo de Manifestação <ou> Ata de Manifestação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Desistência ou ausência dos anteriormente classificados (se houver)	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Desistência <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato a ser admitido>>	Público
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Situação Funcional – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório CONCLUSIVO, referente a última decisão após a análise da acumulação de cargos (se houver)	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Número de controle da unidade	Ato Decisório <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Bens	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Currículo atualizado	Externo	Currículo	Data da expedição do documento	–	Currículo Profissional	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de escolaridade	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
RG – Carteira de identidade ou RNE – Registro Nacional de Estrangeiro	Externo	Registro Geral – RG <ou> Registro nacional de estrangeiro – RNE	Data da expedição do documento	–	RG <ou> RNE	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Certidão de Nascimento ou Casamento	Externo	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Data da expedição do documento	–	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social	Externo	Carteira de trabalho e previdência social – CTPS	Data da expedição do documento	–	CTPS	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CPF – Cadastro de Pessoa Física	Externo	Cadastro de Pessoa Física – CPF	Data da expedição do documento	–	CPF	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
PIS/PASEP	Externo	PIS/PASEP	Data da expedição do documento	–	PIS/PASEP	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Título de Eleitor	Externo	Título de eleitor	Data da expedição do documento	–	Título de Eleitor	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Votação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante da situação militar³	Externo	A depender do caso	Data da expedição do documento	–	A depender do caso	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de antecedentes criminais	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Antecedentes Criminais	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Carteira de Vacinação dos filhos (até 06 anos deidade)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Carteira de vacinação dos filhos menores	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade Filhos	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Dados bancários (agência e conta)	Externo	Comprovante Bancário	Data da expedição do documento	–	Dados Bancários	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Atestado de Saúde Ocupacional – ASO referente a admissão	Externo	Atestado médico	Data da expedição do documento	–	ASO – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Contrato de Trabalho	Externo	Contrato	Data do Contrato	–	Contrato de Trabalho	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Ciência e Notificação	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Ciência e Notificação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Atribuição de Aulas ou Grade Horária	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Atribuição de Aulas de <<data do termo>> <ou> Grade Horária de <<data do termo>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)

¹ Data do documento:
Informar a data em que o documento foi expedido (por exemplo: data da emissão do RG ou data da publicação no Diário Oficial do Estado). Caso não possua a data da expedição do documento, mencionar a data em que foi recebido na unidade.

² Formato/Tipo de conferência:
Nato-digital: o que for extraído diretamente de outro sistema, isto é, já tenham sido criados no formato digital e não precisou passar pelo processo manual de digitalização (como processos que nasceram no SPSP ou extraídos diretamente do site Imprensa Oficial);
Digitalizado nesta unidade: todo documento que passar pelo processo de digitalização manual (como cópias de documentos entregues de forma física, que precisam ser digitalizados para serem inseridos no sistema);
Caso selecione formato “Digitalizado nesta unidade”, deverá ser preenchido o “Tipo de Conferência” (se Cópia Autenticada Administrativamente, Cópia Autenticada por Cartório, Cópia Simples ou Documento Original).

³ Comprovante de situação militar:
Para pessoas do sexo feminino, a apresentação deste documento é facultativa.
Para pessoas do sexo masculino, a apresentação é obrigatória para aqueles com idade entre 18 anos e aqueles que completarão 46 anos dentro do ano em questão.

Documentos possíveis de serem inseridos para comprovar a situação militar:

Carteira de Reservista – Tipo do Documento no SEI/SP: Carteira de reservista
Certificado Militar – Tipo do Documento no SEI/SP: Certificado
Comprovante de situação militar regular – Tipo do Documento no SEI/SP: Comprovante

O Processo para Preenchimento de Função-Atividade deverá ser aberto pela Unidade de Ensino, quando houver manifestação favorável do candidato na convocação do Processo Seletivo Simplificado (PSS) ou Concurso Público (CP) em que foi aprovado, e houver posteriormente sua desistência ou for constatada a impossibilidade para a efetivação de sua admissão/alteração contratual, o que será indicado no Sistema Integrado de Gestão da URH (SIG-URH) como “desistência”.

Após abertura do processo, os documentos indicados na seção “Documentação a ser inserida” (abaixo) deverão ser providenciados/incluídos de acordo com a motivação da impossibilidade da admissão/alteração.

INICIAR PROCESSO E SELECIONAR O TIPO DE PROCESSO “PROCESSO PARA PREENCHIMENTO DE FUNÇÃO-ATIVIDADE”

Especificação: OP <XX> – Admissão – <Nome do Candidato> – <número do Edital>

Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (Processo para Preenchimento de Função-Atividade)

Interessado: <<nome do candidato>>

Observação da unidade: Preenchimento à critério da unidade (não obrigatório)

Nível de acesso: Restrito – Informação pessoal (Artigo 31 da Lei Federal nº 12.527/2011)Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR.

Documento Criado no SEI	Modelo no SEI/SP	Descrição	Nome na árvore	Interessado	Destinatário/Remetente
Memorando	Memorando	Admissão <<nome do candidato>> – <<Nº do Edital do PS/Concurso>>	Admissão <<nome do candidato>>	Nome do candidato	Não preencher

Atenção: O memorando deverá estar de acordo com o modelo (Memorando Docente Determinado ou Memorando Docente Indeterminado).

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
Edital Abertura de Inscrições	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Abertura de Inscrições	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Classificação Final	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Classificação Final	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Homologação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Prorrogação do Processo Seletivo Simplificado ou Concurso Público, se houver	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Prorrogação da Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Edital de Convocação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Convocação do Candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Para ETEC: “Termo de Manifestação” Para FATEC: “Ata de Manifestação de Aceitação das Aulas”	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Termo de Manifestação <ou> Ata de Manifestação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Desistência ou ausência dos anteriormente classificados (se houver)	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Desistência <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato a ser admitido>>	Público
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Situação Funcional – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório CONCLUSIVO, referente a última decisão após a análise da acumulação de cargos (se houver)	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Número de controle da unidade	Ato Decisório <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Bens	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Currículo atualizado	Externo	Currículo	Data da expedição do documento	–	Currículo Profissional	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de escolaridade	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
RG – Carteira de identidade ou RNE – Registro Nacional de Estrangeiro	Externo	Registro Geral – RG <ou> Registro nacional de estrangeiro – RNE	Data da expedição do documento	–	RG <ou> RNE	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Certidão de Nascimento ou Casamento	Externo	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Data da expedição do documento	–	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social	Externo	Carteira de trabalho e previdência social – CTPS	Data da expedição do documento	–	CTPS	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CPF – Cadastro de Pessoa Física	Externo	Cadastro de Pessoa Física – CPF	Data da expedição do documento	–	CPF	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
PIS/PASEP	Externo	PIS/PASEP	Data da expedição do documento	–	PIS/PASEP	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Título de Eleitor	Externo	Título de eleitor	Data da expedição do documento	–	Título de Eleitor	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Votação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante da situação militar³	Externo	A depender do caso	Data da expedição do documento	–	A depender do caso	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de antecedentes criminais	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Antecedentes Criminais	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Carteira de Vacinação dos filhos (até 06 anos deidade)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Carteira de vacinação dos filhos menores	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade Filhos	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Dados bancários (agência e conta)	Externo	Comprovante Bancário	Data da expedição do documento	–	Dados Bancários	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Atestado de Saúde Ocupacional – ASO referente a admissão	Externo	Atestado médico	Data da expedição do documento	–	ASO – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
DESISTÊNCIA DO CANDIDATO (se houver)	Externo	Declaração	Data da Declaração	–	Desistência do candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)

¹ Data do documento:
Informar a data em que o documento foi expedido (por exemplo: data da emissão do RG ou data da publicação no Diário Oficial do Estado). Caso não possua a data da expedição do documento, mencionar a data em que foi recebido na unidade.

² Formato:
Nato-digital: o que for extraído diretamente de outro sistema, isto é, já tenham sido criados no formato digital e não precisou passar pelo processo manual de digitalização (como processos que nasceram no SPSP ou extraídos diretamente do site Imprensa Oficial);
Digitalizado nesta unidade: todo documento que passar pelo processo de digitalização manual (como cópias de documentos entregues de forma física, que precisam ser digitalizados para serem inseridos no sistema);
Caso selecione formato “Digitalizado nesta unidade”, deverá ser preenchido o “Tipo de Conferência” (se Cópia Autenticada Administrativamente, Cópia Autenticada por Cartório, Cópia Simples ou Documento Original).

³ Comprovante de situação militar:
Para pessoas do sexo feminino, a apresentação deste documento é facultativa.
Para pessoas do sexo masculino, a apresentação é obrigatória para aqueles com idade entre 18 anos e aqueles que completarão 46 anos dentro do ano em questão.

Documentos possíveis de serem inseridos para comprovar a situação militar:

Carteira de Reservista – Tipo do Documento no SEI/SP: Carteira de reservista
Certificado Militar – Tipo do Documento no SEI/SP: Certificado
Comprovante de situação militar regular – Tipo do Documento no SEI/SP: Comprovante

O Processo para Preenchimento de Função-Atividade será aberto pela Unidade de Recursos Humanos, quando forem finalizados os trâmites para a alteração contratual do docente, no Sistema Integrado de Gestão da URH (SIG-URH).

Ao receber o Processo de Preenchimento de Função-Atividade, os documentos indicados na seção “Documentação a ser inserida” (abaixo) deverão ser providenciados/incluídos obrigatoriamente.

Documento Criado no SEI	Modelo no SEI/SP	Descrição	Nome na árvore	Interessado	Destinatário/Remetente
Memorando	Memorando	Admissão <<nome do candidato>> – <<Nº do Edital do PS/Concurso>>	Admissão <<nome do candidato>>	Nome do candidato	Não preencher

Atenção: O memorando deverá estar de acordo com o modelo (Memorando Docente Determinado ou Memorando Docente Indeterminado).

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
Edital Abertura de Inscrições	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Abertura de Inscrições	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Classificação Final	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Classificação Final	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Homologação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Prorrogação do Processo Seletivo Simplificado ou Concurso Público, se houver	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Prorrogação da Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Edital de Convocação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Convocação do Candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Para ETEC: “Termo de Manifestação” Para FATEC: “Ata de Manifestação de Aceitação das Aulas”	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Termo de Manifestação <ou> Ata de Manifestação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Desistência ou ausência dos anteriormente classificados (se houver)	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Desistência <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato a ser admitido>>	Público
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Situação Funcional – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório CONCLUSIVO, referente a última decisão após a análise da acumulação de cargos (se houver)	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Número de controle da unidade	Ato Decisório <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Bens	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Currículo atualizado	Externo	Currículo	Data da expedição do documento	–	Currículo Profissional	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de escolaridade	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
RG – Carteira de identidade ou RNE – Registro Nacional de Estrangeiro	Externo	Registro Geral – RG <ou> Registro nacional de estrangeiro – RNE	Data da expedição do documento	–	RG <ou> RNE	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Certidão de Nascimento ou Casamento	Externo	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Data da expedição do documento	–	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social	Externo	Carteira de trabalho e previdência social – CTPS	Data da expedição do documento	–	CTPS	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CPF – Cadastro de Pessoa Física	Externo	Cadastro de Pessoa Física – CPF	Data da expedição do documento	–	CPF	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
PIS/PASEP	Externo	PIS/PASEP	Data da expedição do documento	–	PIS/PASEP	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Título de Eleitor	Externo	Título de eleitor	Data da expedição do documento	–	Título de Eleitor	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Votação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante da situação militar³	Externo	A depender do caso	Data da expedição do documento	–	A depender do caso	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de antecedentes criminais	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Antecedentes Criminais	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Carteira de Vacinação dos filhos (até 06 anos deidade)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Carteira de vacinação dos filhos menores	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade Filhos	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Dados bancários (agência e conta)	Externo	Comprovante Bancário	Data da expedição do documento	–	Dados Bancários	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Alteração de Contrato	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Alteração de Contrato de Trabalho	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Ciência e Notificação	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Ciência e Notificação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Atribuição de Aulas ou Grade Horária	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Atribuição de Aulas de <<data do termo>> <ou> Grade Horária de <<data do termo>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)

¹ Data do documento:
Informar a data em que o documento foi expedido (por exemplo: data da emissão do RG ou data da publicação no Diário Oficial do Estado). Caso não possua a data da expedição do documento, mencionar a data em que foi recebido na unidade.

² Formato/Tipo de conferência:
Nato-digital: o que for extraído diretamente de outro sistema, isto é, já tenham sido criados no formato digital e não precisou passar pelo processo manual de digitalização (como processos que nasceram no SPSP ou extraídos diretamente do site Imprensa Oficial);
Digitalizado nesta unidade: todo documento que passar pelo processo de digitalização manual (como cópias de documentos entregues de forma física, que precisam ser digitalizados para serem inseridos no sistema);
Caso selecione formato “Digitalizado nesta unidade”, deverá ser preenchido o “Tipo de Conferência” (se Cópia Autenticada Administrativamente, Cópia Autenticada por Cartório, Cópia Simples ou Documento Original).

³ Comprovante de situação militar:
Para pessoas do sexo feminino, a apresentação deste documento é facultativa.
Para pessoas do sexo masculino, a apresentação é obrigatória para aqueles com idade entre 18 anos e aqueles que completarão 46 anos dentro do ano em questão.

Documentos possíveis de serem inseridos para comprovar a situação militar:

Carteira de Reservista – Tipo do Documento no SEI/SP: Carteira de reservista
Certificado Militar – Tipo do Documento no SEI/SP: Certificado
Comprovante de situação militar regular – Tipo do Documento no SEI/SP: Comprovante

O Processo para Preenchimento de Função-Atividade deverá ser aberto pela Unidade de Ensino, após validação (no Sistema Integrado de Gestão da URH – SIG-URH) pelo Núcleo de Controle Funcional, do Departamento de Gestão Estratégica e Funcional, da Unidade de Recursos Humanos, quanto a ampliação de disciplinas em virtude da aprovação no Processo Seletivo Simplificado (PSS) ou Concurso Público (CP) prestado pelo docente.

Após abertura do processo, os documentos indicados na seção “Documentação a ser inserida” (abaixo) deverão ser providenciados/incluídos obrigatoriamente.

INICIAR PROCESSO E SELECIONAR O TIPO DE PROCESSO “PROCESSO PARA PREENCHIMENTO DE FUNÇÃO-ATIVIDADE”

Especificação: OP <XX> – Admissão – <Nome do Candidato> – <número do Edital>

Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (Processo para Preenchimento de Função-Atividade)

Interessado: <<nome do candidato>>

Observação da unidade: Preenchimento à critério da unidade (não obrigatório)

Nível de acesso: Restrito – Informação pessoal (Artigo 31 da Lei Federal nº 12.527/2011)

Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR.

Documento Criado no SEI	Modelo no SEI/SP	Descrição	Nome na árvore	Interessado	Destinatário/Remetente
Memorando	Memorando	Admissão <<nome do candidato>> – <<Nº do Edital do PS/Concurso>>	Admissão <<nome do candidato>>	Nome do candidato	Não preencher

Atenção: O memorando deverá estar de acordo com o modelo (Memorando Docente Determinado ou Memorando Docente Indeterminado).

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
Edital Abertura de Inscrições	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Abertura de Inscrições	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Classificação Final	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Classificação Final	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Homologação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Prorrogação do Processo Seletivo Simplificado ou Concurso Público, se houver	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Prorrogação da Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Edital de Convocação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Convocação do Candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Para ETEC: “Termo de Manifestação” Para FATEC: “Ata de Manifestação de Aceitação das Aulas”	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Termo de Manifestação <ou> Ata de Manifestação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Desistência ou ausência dos anteriormente classificados (se houver)	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Desistência <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato a ser admitido>>	Público
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Situação Funcional – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório CONCLUSIVO, referente a última decisão após a análise da acumulação de cargos (se houver)	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Número de controle da unidade	Ato Decisório <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Bens	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Currículo atualizado	Externo	Currículo	Data da expedição do documento	–	Currículo Profissional	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de escolaridade	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
RG – Carteira de identidade ou RNE – Registro Nacional de Estrangeiro	Externo	Registro Geral – RG <ou> Registro nacional de estrangeiro – RNE	Data da expedição do documento	–	RG <ou> RNE	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Certidão de Nascimento ou Casamento	Externo	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Data da expedição do documento	–	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social	Externo	Carteira de trabalho e previdência social – CTPS	Data da expedição do documento	–	CTPS	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CPF – Cadastro de Pessoa Física	Externo	Cadastro de Pessoa Física – CPF	Data da expedição do documento	–	CPF	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
PIS/PASEP	Externo	PIS/PASEP	Data da expedição do documento	–	PIS/PASEP	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Título de Eleitor	Externo	Título de eleitor	Data da expedição do documento	–	Título de Eleitor	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Votação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante da situação militar³	Externo	A depender do caso	Data da expedição do documento	–	A depender do caso	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de antecedentes criminais	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Antecedentes Criminais	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Carteira de Vacinação dos filhos (até 06 anos deidade)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Carteira de vacinação dos filhos menores	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade Filhos	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Dados bancários (agência e conta)	Externo	Comprovante Bancário	Data da expedição do documento	–	Dados Bancários	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Atribuição de Aulas ou Grade Horária	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Atribuição de Aulas de <<data do termo>> <ou> Grade Horária de <<data do termo>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)

O Processo para Preenchimento de Função-Atividade será aberto pela Unidade de Recursos Humanos, quando estiverem finalizados os trâmites para a admissão do empregado no Sistema Integrado de Gestão da URH (SIG-URH).

Ao receber o Processo de Preenchimento de Função-Atividade, os documentos indicados na seção “Documentação a ser inserida” (abaixo) deverão ser incluídos, obrigatoriamente.

Documento Criado no SEI	Modelo no SEI/SP	Descrição	Nome na árvore	Interessado	Destinatário/Remetente
Memorando	Memorando	Admissão <<nome do candidato>> – <<Nº do Edital do PS/Concurso>>	Admissão <<nome do candidato>>	Nome do candidato	Não preencher

Atenção: O memorando deverá estar de acordo com o modelo (Memorando Permanente Administrativo ou Memorando Auxiliar de Docente).

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
Edital Abertura de Inscrições	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Abertura de Inscrições	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Classificação Final	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Classificação Final	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Homologação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Prorrogação da homologação do Concurso Público, se houver	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Prorrogação da Homologação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Edital de Convocação	Externo	Edital	Data da expedição do documento	Número do Edital	Convocação do Candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Termo de Manifestação	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Termo de Manifestação <ou> Ata de Manifestação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ausência, desistência ou termo de ciência e reconhecimento dos anteriormente classificados (se houver)	Externo	Termo	Data da expedição do documento	Número do Edital	Desistência <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato a ser admitido>>	Público
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Situação Funcional – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório CONCLUSIVO, referente a última decisão após a análise da acumulação de cargos (se houver)	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Número de controle da unidade	Ato Decisório <<nome do candidato>>	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Bens	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Currículo atualizado	Externo	Currículo	Data da expedição do documento	–	Currículo Profissional	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de escolaridade	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
RG – Carteira de identidade ou RNE – Registro Nacional de Estrangeiro	Externo	Registro Geral – RG <ou> Registro nacional de estrangeiro – RNE	Data da expedição do documento	–	RG <ou> RNE	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Certidão de Nascimento ou Casamento	Externo	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Data da expedição do documento	–	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social	Externo	Carteira de trabalho e previdência social – CTPS	Data da expedição do documento	–	CTPS	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
CPF – Cadastro de Pessoa Física	Externo	Cadastro de Pessoa Física – CPF	Data da expedição do documento	–	CPF	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
PIS/PASEP	Externo	PIS/PASEP	Data da expedição do documento	–	PIS/PASEP	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Título de Eleitor	Externo	Título de eleitor	Data da expedição do documento	–	Título de Eleitor	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Votação	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante da situação militar³	Externo	A depender do caso	Data da expedição do documento	–	A depender do caso	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de antecedentes criminais	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Antecedentes Criminais	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Carteira de Vacinação dos filhos (até 06 anos deidade)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Carteira de vacinação dos filhos menores	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade Filhos	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Dados bancários (agência e conta)	Externo	Comprovante Bancário	Data da expedição do documento	–	Dados Bancários	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Atestado de Saúde Ocupacional – ASO referente a admissão	Externo	Atestado médico	Data da expedição do documento	–	ASO – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
DESISTÊNCIA DO CANDIDATO (se houver)	Externo	Declaração	Data da Declaração	–	Desistência do candidato	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Contrato de Trabalho	Externo	Contrato	Data do Contrato	–	Contrato de Trabalho	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Ciência e Notificação	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Ciência e Notificação	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)

¹Data do documento:
Informar a data em que o documento foi expedido (por exemplo: data da emissão do RG ou data da publicação no Diário Oficial do Estado). Caso não possua a data da expedição do documento, mencionar a data em que foi recebido na unidade.

²Formato/Tipo de conferência:
Nato-digital: o que for extraído diretamente de outro sistema, isto é, já tenham sido criados no formato digital e não precisou passar pelo processo manual de digitalização (como processos que nasceram no SPSP ou extraídos diretamente do site Imprensa Oficial);
Digitalizado nesta unidade: todo documento que passar pelo processo de digitalização manual (como cópias de documentos entregues de forma física, que precisam ser digitalizados para serem inseridos no sistema);
Caso selecione formato “Digitalizado nesta unidade”, deverá ser preenchido o “Tipo de Conferência” (se Cópia Autenticada Administrativamente, Cópia Autenticada por Cartório, Cópia Simples ou Documento Original).

³Comprovante de situação militar:
Para pessoas do sexo feminino, a apresentação deste documento é facultativa.
Para pessoas do sexo masculino, a apresentação é obrigatória para aqueles com idade entre 18 anos e aqueles que completarão 46 anos dentro do ano em questão.

Documentos possíveis de serem inseridos para comprovar a situação militar:
Carteira de Reservista – Tipo do Documento no SEI/SP: Carteira de reservista
Certificado Militar – Tipo do Documento no SEI/SP: Certificado
Comprovante de situação militar regular – Tipo do Documento no SEI/SP: Comprovante

O Processo para Preenchimento de Função-Atividade será aberto, pela Unidade de Recursos Humanos, após autorização governamental para a assunção do cargo, a fim de serem inseridos os documentos para a efetivação da admissão.

A Portaria de Admissão a ser assinada e publicada pelo Coordenador Técnico da URH e a Autorização Governamental para a admissão serão incluídas no processo e, posteriormente, este será tramitado à Unidade de Ensino (ou ao Núcleo de Administração de Pessoal da Sede, quando for o caso), para os procedimentos sequenciais.

Ao receber o Processo de Preenchimento de Função-Atividade, os documentos indicados na seção “Documentação a ser inserida” (abaixo) deverão ser incluídos, obrigatoriamente.

Documento Criado no SEI	Modelo no SEI/SP	Descrição	Nome na árvore	Interessado	Destinatário/Remetente
Memorando da unidade que está realizando a admissão do emprego em confiança	Memorando	Admissão <<nome do interessado>> – Nome do emprego em confiança – OP xxx	Admissão <<nome do interessado>>	Nome do interessado	Não preencher
Memorando da unidade de origem informando a situação do emprego que ocupa (quando se tratar de empregado permanente sendo admitido em emprego em confiança de outra unidade)	Memorando	Permissão de afastamento para Admissão <<nome do interessado>> – Nome do emprego em confiança – OP xxx	Permissão de afastamento para Admissão – <<nome do interessado>>	Nome do interessado	Não preencher

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
TERMO DE OPÇÃO SALARIAL	Externo	Termo	Data da assinatura	–	Termo de opção salarial – Nome do interessado	Digitalizado nesta unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de Parentesco	Externo	Declaração	Data da assinatura	–	Declaração de Parentesco – Nome do interessado	Digitalizado nesta unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de Inelegibilidade	Externo	Declaração	Data da assinatura	–	Declaração de Inelegibilidade – Nome do interessado	Digitalizado nesta unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da assinatura	–	Declaração de Situação Funcional – Nome do interessado	Digitalizado nesta unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Ato Decisório CONCLUSIVO	Externo	Despacho	Data da elaboração do documento	Número de controle da unidade	Ato decisório – Nome do interessado	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado>>	Público
Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Bens – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Currículo atualizado	Externo	Currículo	Data da elaboração do documento	–	Currículo Profissional – Nome do interessado	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de escolaridade	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
RG – Carteira de identidade ou RNE – Registro Nacional de Estrangeiro	Externo	Registro Geral – RG <ou> Registro nacional de estrangeiro – RNE	Data da expedição do documento	–	RG <ou> RNE – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Certidão de Nascimento ou Casamento	Externo	Certidão de Nascimento <ou> Casamento	Data da expedição do documento	–	Certidão de Nascimento <ou> Casamento – Nome do interessado	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social	Externo	Carteira de trabalho e previdência social – CTPS	Data da expedição do documento	–	CTPS – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
CPF – Cadastro de Pessoa Física	Externo	Cadastro de Pessoa Física – CPF	Data da expedição do documento	–	CPF – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
PIS/PASEP	Externo	PIS/PASEP	Data da expedição do documento	–	PIS/PASEP – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Título de Eleitor	Externo	Título de eleitor	Data da expedição do documento	–	Título de Eleitor – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Votação – Nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante da situação militar³	Externo	A depender do caso	Data da expedição do documento	–	A depender do caso	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Declaração de antecedentes criminais	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Antecedentes Criminais – Nome do interessado	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado>>	Restrito (Informação pessoal)
Carteira de Vacinação dos filhos (até 06 anos deidade)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Carteira de vacinação dos filhos menores	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Comprovante de Escolaridade Filhos	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Restrito (Informação pessoal)
Dados bancários (agência e conta)	Externo	Comprovante Bancário	Data da expedição do documento	–	Dados Bancários – nome do interessado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do interessado >>	Restrito (Informação pessoal)
Atestado de Saúde Ocupacional – ASO referente a admissão	Externo	Atestado médico	Data da expedição do documento	–	ASO – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado >>	Restrito (Informação pessoal)
Contrato de Trabalho	Externo	Contrato	Data do Contrato	–	Contrato de Trabalho – Nome do interessado	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado >>	Restrito (Informação pessoal)
Termo de Alteração de Contrato	Externo	Termo	Data da expedição do documento	–	Termo de Alteração de Contrato de Trabalho – Nome do interessado	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do interessado >>	Restrito (Informação pessoal)

¹Data do documento:
Informar a data em que o documento foi expedido (por exemplo: data da emissão do RG ou data da publicação no Diário Oficial do Estado). Caso não possua a data da expedição do documento, mencionar a data em que foi recebido na unidade.

²Formato:
Nato-digital: o que for extraído diretamente de outro sistema, isto é, já tenham sido criados no formato digital e não precisou passar pelo processo manual de digitalização (como processos que nasceram no SPSP ou extraídos diretamente do site Imprensa Oficial);
Digitalizado nesta unidade: todo documento que passar pelo processo de digitalização manual (como cópias de documentos entregues de forma física, que precisam ser digitalizados para serem inseridos no sistema);
Caso selecione formato “Digitalizado nesta unidade”, deverá ser preenchido o “Tipo de Conferência” (se Cópia Autenticada Administrativamente, Cópia Autenticada por Cartório, Cópia Simples ou Documento Original).

³Comprovante de situação militar:
Para pessoas do sexo feminino, a apresentação deste documento é facultativa.
Para pessoas do sexo masculino, a apresentação é obrigatória para aqueles com idade entre 18 anos e aqueles que completarão 46 anos dentro do ano em questão.

Documentos possíveis de serem inseridos para comprovar a situação militar:
Carteira de Reservista – Tipo do Documento no SEI/SP: Carteira de reservista
Certificado Militar – Tipo do Documento no SEI/SP: Certificado
Comprovante de situação militar regular – Tipo do Documento no SEI/SP: Comprovante

Este processo deverá ser aberto somente quando a unidade de ensino constatar que o empregado/servidor possui acumulação de cargos, empregos ou funções públicas. Se tratando de empregado/servidor em situação de acumulação no próprio Centro Paula Souza, deverá ser aberto um processo para cada matrícula ativa.

Ocorrendo finalização da acumulação existente, o processo deverá ser concluído.

Caso o empregado/servidor passe a ter outra acumulação, diferente daquela que ensejou em abertura de Processo de Acumulação de Cargo ou Função-Atividade anterior, deverá ser aberto novo processo para tramitação da nova situação.

INICIAR PROCESSO E SELECIONAR O TIPO DE PROCESSO “PROCESSO DE ACUMULAÇÃO DE CARGO OU FUNÇÃO-ATIVIDADE”

Especificação: <<nome do candidato/empregado/servidor>> – OP <<XX>>

Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (Processo de acumulação de cargo ou função-atividade)

Interessados: <<nome do candidato/empregado/servidor>>

Observações desta unidade:

Opção 1: Processo aberto para análise da acumulação de cargos entre os empregos <<emprego/cargo/função 1>> e <<emprego/cargo/função 2>>, conforme informações dispostas na Declaração de Situação Funcional de __/__/____.

Opção 2: Processo aberto para análise da acumulação de cargos entre os empregos <<emprego/cargo/função 1>>, <<emprego/cargo/função 2>> e <<emprego/cargo/função 3>> (tríplice acumulação), conforme informações dispostas na Declaração de Situação Funcional de __/__/____.

Nível de acesso: Restrito – Informação pessoal (Artigo 31 da Lei Federal nº 12.527/2011)

Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR

ATENÇÃO: A OP constante no campo “Especificação” do processo poderá ser alterada caso ocorra transferência de sede.

Documentos Externos	Gerar/Incluir Documento no SEI/SP	Tipo do Documento no SEI/SP	Data do Documento¹	Número	Nome na árvore	Formato/Tipo de Conferência²	Interessado	Nível de Acesso
Declaração de Situação Funcional	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Situação Funcional – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de Horário da Unidade	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Horário da Unidade – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Declaração de Horário outro órgão	Externo	Declaração	Data da expedição do documento	–	Declaração de Horário outro órgão – Admissão	Digitalizado nesta Unidade	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório Legal	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Informar Número do Ato decisório	Ato Decisório Legal	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório ILegal	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Informar Número do Ato decisório	Ato Decisório Ilegal	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Comunicação de ilegalidade	Externo	Comunicado	Data da expedição do documento	–	Comunicação de ilegalidade	Digitalizado nesta unidade	<<nome do candidato>>	Público
Pedido de Reconsideração	Externo	Requerimento	Data da expedição do documento	–	Pedido de Reconsideração	Digitalizado nesta unidade	<<nome do candidato>>	Público
Documentos comprobatórios relativos ao pedido de reconsideração	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Colocar nome do documento solicitado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório de Reconsideração Deferido	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Informar Número do Ato decisório	Ato Decisório de Reconsideração Deferido	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Ato Decisório de Reconsideração indeferido	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	Informar Número do Ato decisório	Ato Decisório de Reconsideração indeferido	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Comunicação de reconsideração indeferida	Externo	Comunicado	Data da expedição do documento	–	Comunicação de reconsideração indeferida	Digitalizado nesta unidade	<<nome do candidato>>	Público
Pedido de Recurso	Externo	Requerimento	Data da expedição do documento	–	Pedido de Recurso	Digitalizado nesta unidade	<<nome do candidato>>	Público
Documentos comprobatórios relativos ao pedido de recurso	Externo	Comprovante	Data da expedição do documento	–	Colocar nome do documento solicitado	Especificar de acordo com cada caso	<<nome do candidato>>	Público
Despacho de solicitação da análise do pedido do recurso	Externo	Despacho	Data da expedição do documento	–	Despacho de solicitação da análise do pedido do recurso	Nato-Digital	<<nome do candidato>>	Público
Comunicação de recurso Deferido	Externo	Comunicado	Data da expedição do documento	–	Comunicação de recurso Deferido	Digitalizado nesta unidade	<<nome do candidato>>	Público
Comunicação de recurso indeferido	Externo	Comunicado	Data da expedição do documento	–	Comunicação de recurso indeferido	Digitalizado nesta unidade	<<nome do candidato>>	Público

Este processo será aberto individualmente quando, decorridos os passos para admissão, o empregado vier a assinar seu Contrato de Trabalho. Nele serão concentrados os documentos relativos à vida funcional do empregado, durante a vigência do contrato no Centro Paula Souza.

O prontuário deve ser aberto uma única vez por contrato (por matrícula).

INICIAR PROCESSO E SELECIONAR O TIPO DE PROCESSO “PRONTUÁRIO FUNCIONAL”

Especificação: <<nome do empregado>> – <<Matrícula>>

Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (Prontuário Funcional)

Interessados: <<nome do empregado>>

Observações desta unidade: Preenchimento à critério da unidade (não obrigatório)

Nível de acesso: Restrito – Informação pessoal (Artigo 31 da Lei Federal nº 12.527/2011)

Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR.

Os documentos a serem inseridos no “Prontuário Funcional” são similares aos documentos inseridos no “Processo de Preenchimento e Função-Atividade”, portanto nesta etapa a Unidade de Ensino deverá utilizar a ferramenta “Duplicar Processo” e alterar sua nomenclatura para o tipo “Prontuário Funcional”, adotando os seguintes passos:

Abrir o Processo de Preenchimento de Função-Atividade do docente interessado;
Clicar na opção “Duplicar Processo” ;
Digitar o nome do Interessado e manter a seleção dos arquivos constantes na listagem e que serão duplicados;
Clicar em “Duplicar”;
O novo processo, duplicado, será aberto automaticamente pelo sistema;
Clicar na opção “Consultar/Alterar Processo” ;
Alterar o “Tipo do Processo” para “Prontuário Funcional”;
No campo “Interessado” selecionar o nome do docente interessado;
Incluir as observações a critério da unidade (não obrigatório);
Selecionar o Nível de Acesso Restrito – Informação pessoal (Artigo 31 da Lei Federal nº 12.527/2011);
Clicar em “Salvar”.

A documentação elencada abaixo deverá estar inserida, obrigatoriamente, ao Prontuário Funcional dos empregados, excetuando-se apenas aqueles documentos que não se encaixarem para a especificidade da admissão.

• Portaria de Admissão
• Homologação do Concurso Público ou Processo Seletivo
• Prorrogação do Concurso Público ou Processo Seletivo
• Edital de Convocação
• Para ETEC: Termo de Atribuição de Aulas
• Para FATEC: Grade Horária
• Declaração de Situação Funcional preenchida no ato da admissão
• Ato Decisório CONCLUSIVO, se houver (referente a última decisão após a análise da acumulação de cargos)
• Declaração de bens – Protocolo do Entrega – Exercício ano
• Ficha Cadastral
• Currículo
• Comprovante de escolaridade
• RG – Carteira de identidade
• Certidão de Nascimento / Casamento / Averbação
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social, se houver
• CPF – Cadastro de Pessoa Física
• PIS/PASEP
• Título de Eleitor
• Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral
• Carteira de Reservista
• Certificado Militar
• Comprovante de situação militar regular
• Declaração de antecedentes criminais
• Carteira de Vacinação dos filhos mês/ano
• Dados bancários (agência e conta)
• Laudo Médico Admissional mês/ano
• Contrato de Trabalho ou Termo de Alteração de Contrato dia/mês/ano
• Termo de Ciência e Notificação
• Declaração de Opção – Contribuição Sindical mês/ano
• Declaração de bens – Protocolo do Entrega – Exercício ano
• Outros documentos elaborados durante a vida funcional (tais como transferência de sede, rescisão contratual, atos que concedem afastamentos ou licenças etc.), de acordo com as orientações das áreas responsáveis.

• Memorando da unidade que está realizando a admissão do emprego em confiança
• Memorando da unidade de origem informando a situação do emprego que ocupa (quando se tratar de empregado permanente sendo admitido em emprego em confiança de outra unidade)
• Termo de Opção Salarial
• Declaração de Parentesco
• Declaração de Inelegibilidade
• Declaração de Situação Funcional
• Ato Decisório CONCLUSIVO
• Declaração de bens ou Protocolo do Entrega da declaração
• Currículo
• Comprovante de escolaridade
• RG – Carteira de identidade
• Certidão de Nascimento / Casamento
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• CPF – Cadastro de Pessoa Física
• PIS/PASEP
• Título de Eleitor
• Comprovante de votação ou Certidão de Quitação Eleitoral
• Comprovante de situação militar
• Declaração de antecedentes criminais
• Carteira de Vacinação dos filhos (de até 06 anos de idade)
• Comprovante de Escolaridade de filhos (que tenham entre 07 e 14 anos de idade completos)
• Dados bancários (agência e conta)
• Atestado de Saúde Ocupacional – ASO (referente a admissão)
• Contrato de Trabalho ou Termo de Alteração de Contrato
• Termo de Ciência e Notificação;
• Outros documentos elaborados durante a vida funcional (tais como transferência de sede, rescisão contratual, atos que concedem afastamentos ou licenças etc.) e demais documentos de acordo com as orientações das áreas responsáveis.

Este processo deve ser aberto quando o empregado ou servidor solicitar qualquer afastamento de suas atividades – mesmo que não se refira à Unidade de Recursos Humanos –, para que sejam concentrados todos os documentos referentes à solicitação e autorização.

O Processo de Afastamentos ou Licenças é único (por matrícula) e deverá acompanhar o empregado/servidor durante a vigência de seu contrato de trabalho ou de sua admissão (se tratando de servidor estatutário), portanto, ocorrendo transferência de sede, este deverá ser enviado juntamente com o Prontuário Funcional, e demais expedientes em utilização, à unidade de destino.

A documentação a ser inserida deverá estar de acordo com cada afastamento pleiteado, podendo, assim, variar para cada caso.

ATENÇÃO:

Se tratando de empregado/servidor que já teve Processo de Afastamentos ou Licenças iniciado no sistema São Paulo Sem Papel, deverão ser adotados os procedimentos de transição, conforme “Cartilha de orientações para a transição ao SEI/SP”.

INICIAR PROCESSO E SELECIONAR O TIPO DE PROCESSO “PROCESSO DE AFASTAMENTOS OU LICENÇAS”

Especificação: <<Afastamentos ou Licenças>> – <<nome do servidor>> e <<Matrícula>>)

Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (Processo de Afastamentos ou Licenças)

Interessados: <<nome do empregado>>

Observações desta unidade: Preenchimento à critério da unidade (não obrigatório)

Nível de acesso: Público

Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR.

A documentação a ser inserida deverá estar de acordo com cada afastamento pleiteado, podendo, assim, variar para cada caso.

Sugere-se consultar o Manual de Recursos Humanos, Capítulo II – Vida Funcional, para verificar os procedimentos e documentos necessários para a solicitação de afastamento. Caso o assunto a ser tratado não conste no referido manual, a unidade poderá consultar o setor responsável, para obter orientações.

OBSERVAÇÃO:

Os documentos que forem recebidos de forma física (como requerimentos e demais comprovantes que forem necessários) devem ser incluídos, no Processo de Afastamentos ou Licenças, como “Documento Externo”.

Demais documentos a serem criados e assinados digitalmente (como memorandos, ofícios etc.), devem ser incluídos com o “Tipo do Documento” correspondente, na opção “Editar Conteúdo” (após sua criação). Quando houver modelo disponibilizado pela área responsável, o texto previsto deverá ser “copiado e colado” e suas informações alteradas para constar os dados necessários.

Orientações sobre como incluir Documentos Externos e criar arquivos como memorandos, ofícios etc., podem ser encontradas no Manual de Usuário do SEI/SP, páginas 57 a 64.

Este processo deve ser aberto quando a unidade ou o empregado/servidor realizar solicitação que dependa de análise e autorização de instâncias superiores/autoridades competentes. Neste processo serão concentrados todos os documentos referentes à solicitação realizada e sua autorização.

O processo será aberto para cada solicitação efetuada, e irá perdurar até seu atendimento. Após finalização, deverá ser anexado ao Prontuário Funcional do empregado/servidor interessado ou, se tratando de assunto que não seja relacionado à uma pessoa específica, deverá apenas ser concluído, na opção “Concluir Processo”.

A documentação a ser inserida corresponderá a cada solicitação realizada, portanto, irá variar para cada caso.

INICIAR PROCESSO E SELECIONAR O TIPO DE PROCESSO “ATENDIMENTO A SOLICITAÇÕES”

Especificação: será especificado de acordo com a solicitação, exemplo: Redução de Jornada de Auxiliar de Docente – <<nome do servidor>> – << matrícula>>

Classificação: Permanece o nome do “Tipo do Processo” (Atendimento a Solicitações)

Interessados: <<nome do empregado>>

Observações desta unidade: Preenchimento à critério da unidade (não obrigatório)

Nível de acesso: Público

Concluir: Para finalizar a unidade deve clicar em SALVAR.

A documentação a ser inserida corresponderá a cada solicitação realizada, portanto, irá variar para cada caso.

Sugere-se consultar o Manual de Recursos Humanos, Capítulo II – Vida Funcional, para verificar os procedimentos e documentos necessários para a solicitação a ser realizada. Caso o assunto a ser tratado não conste no referido manual, a unidade poderá consultar o setor responsável, para obter orientações.

OBSERVAÇÃO:

Requerimento do empregado/servidor e demais documentos entregues para fundamentar a solicitação, devem ser incluídos no processo como “Documento Externo”.

Outros documentos que serão criados e assinados digitalmente (como memorandos, ofícios etc.), devem ser incluídos com o “Tipo do Documento” correspondente, na opção “Editar Conteúdo” (após sua criação). Se houver modelo disponibilizado pela área responsável, o texto previsto deverá ser “copiado e colado” e suas informações alteradas para constar os dados necessários.

Orientações sobre como incluir Documentos Externos e criar arquivos como memorandos, ofícios etc., podem ser encontradas no Manual de Usuário do SEI/SP, páginas 57 a 64.