Manual de
Procedimentos Gerais nos Processos

NO ITEM: “INCLUIR DOCUMENTO EXTERNO” 

A U.E deve digitalizar do processo físico:

(preferencialmente em um único arquivo de PDF – na ordem cronológica da paginação do PUCT)

• todas as certidões de contagem de tempo (corretas) desde a admissão do(a) servidor(a) – e as certidões de outras unidades e de outros órgãos e com o requerimento de inclusão de tempo e Ofício (se houver).
• todos os despachos de adicionais por tempo de serviço concedidos e publicados
• todos os atos – referentes à todas as gratificações (Requerimentos, Portarias, Apostilas, Quadros) e lembramos que continua o envio prévio dos documentos para análise das gratificações a conceder – antes de “incluir” no sistema Sei! – através do e-mail: gratificacoes.nct@cps.sp.gov.br – posteriormente será informado quais documentos serão inseridos no Sei!
• Nos processos de servidores autárquicos digitalizar os Requerimentos de Licença Prêmio, as Portarias de Licença Prêmio Gozo Oportuno e os Comunicados de Fruição, inclusive as Escalas de Fruição que foram elaboradas pelo SPSP – pois todas as concessões serão dentro deste processo no Sei! – PCIVP – lembrando que as Certidões de Contagem de Tempo de Serviço devem vir com todas as colunas de acordo com o regime jurídico devidamente preenchidas.

Criar o PDF com os documentos sempre na ordem cronológica da paginação do PUCT.

Após a elaboração do arquivo PDF proceda com:

1. A abertura do PCIVP diretamente no Sistema SEi! – estando na mesa virtual clique em INICIAR PROCESSO e escolha o tipo: PCIVP-Processo de Concessão e Incorporação de Vantagens Pecuniárias.

Preencha os campos conforme abaixo: 

É OBRIGATÓRIO INFORMAR O NOME DO(A) SERVIDOR(A) NO CAMPO: “INTERESSADOS”.

Ao escrever o nome do servidor(a) deverá aparecer logo abaixo e clicar em cima.

Caso o nome não esteja cadastrado”, deverá cadastrar escrevendo o nome do interessado(a) e apertar a tecla “Enter” – o sistema irá informar que o “nome é inexistente – deseja incluir?”, dê OK e clique no botão “SALVAR”.

Sem esse preenchimento fica inviável elaborar documentos no processo com o nome do(a) servidor(a).

Após preencher todos os campos basta clicar em SALVAR e o sistema irá gerar o processo com o número – conforme abaixo:

ANOTE ESSE NÚMERO EM UMA PLANILHA!  FAÇA UM CONTROLE!

2. Clique no número do processo e na sequência clique no botão “INCLUIR DOCUMENTO” e escolha o documento: “Termo de Abertura de Volume Digital”.

Informe o número do processo físico (o número original que consta na capa verde ou branca), para os processos que não foram cadastrados no SPDOC, esse número da capa foi criado no passado pela SPA- Seção de Protocolo e Arquivo – preencha o Termo conforme abaixo:

Utilize o texto acima no Termo de Abertura de Volume Digital. Clique em Salvar.

3. Clique novamente no número do processo gerado pelo Sistema SEi! e na sequência clique no botão “INCLUIR DOCUMENTO” e escolha o documento “EXTERNO” para inserir o arquivo em PDF (previamente salvo no computador) com os documentos do processo físico – NA ORDEM CRONOLÓGICA DA PAGINAÇÃO E SOMENTE OS DOCUMENTOS CORRETOS e os mencionados na folha 2 deste manual:

Após preencher os campos acima, clique em salvar. Pronto! O arquivo com o Legado Papel Puct Físico já estará no PCIVP.

Para PUCT FÍSICO que já esteja cadastrado no SPDOC, a única diferença é o nome na “Árvore” que deverá ser: LEGADO SPDOC Nº TAL.

Os outros procedimentos são os mesmos.

1. Elaborar o PDF com os documentos relacionados na página 2 deste manual
2. Fazer abertura do PCIVP, elaborar o Termo de Abertura de Volume Digital
3. Incluir o PDF com os documentos do legado SPdoc
4. Elaborar a Certidão de Validação de Assinaturas.

4. Clique novamente no número do processo gerado pelo sistema e na sequência clique no botão “INCLUIR DOCUMENTO” e escolha o documento “EXTERNO” para incluir a Certidão de Contagem de Tempo atualizada.

ATENÇÃO: A CCTS deverá vir SEM CARIMBRO E SEM ASSINATURA (previamente salva em PDF no computador) – NÃO PODE SER DIGITALIZADA! – ELA TERÁ ASSINATURA NO SISTEMA SEi através de uma Certidão de Validação de Assinatura!

TIPO DE DOCUMENTO: escolha “CERTIDÃO”

DATA DO DOCUMENTO: data da produção do documento

NÚMERO: nº da certidão (controle da unidade)

NOME NA ARVORE: como a U.E quer que o nome do documento apareça no sistema (preferencialmente CCTS nº 00/0000)

FORMATO: em PDF SEMPRE SERÁ “DIGITALIZADO NESTA UNIDADE”

REMETENTE: nome da unidade produtora do documento (caso seja certidão de outra unidade ou órgão), caso contrário NÃO PREENCHER

INTERESSADO: nome completo do(a) servidor(a) – é necessário informar – se necessário faça o cadastro

CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO: preenchido automaticamente pelo sistema – não alterar

OBSERVAÇÕES DESTA UNIDADE: não preencher

NÍVEL DE ACESSO:  SEMPRE “PÚBLICO”

Após preencher os campos basta anexar o arquivo e clicar em “Salvar”.

Após a inclusão do arquivo em PDF, clique no botão “AUTENTICAR” (o arquivo poderá ser “autenticado” por quem está elaborando o processo).

O botão de autenticar não tem validade como assinatura do documento, portanto deverá ser elaborado uma CERTIDÃO para VALIDAÇÃO DA ASSINATURA, conforme abaixo.

5. Clique novamente no número do processo gerado pelo sistema e na sequência clique no botão “INCLUIR DOCUMENTO” e escolha o documento “CERTIDÃO”.

Preencha conforme acima, É IMPORTANTE informar o número da certidão que está sendo VALIDADA no campo NOME NA ARVORE.

ESTA CERTIDÃO DE VALIDAÇÃO DE ASSINATURA DEVERÁ SER ASSINADA POR DUAS PESSOAS: POR QUEM ELABOROU E PELO SUPERIOR IMEDIATO.

Para que a “segunda” pessoa assine a Certidão de Validação de Assinatura basta acessar o processo, clicar no documento inserido através da “árvore” à esquerda, e clicar no botão que corresponde a uma caneta preta, conforme abaixo:

Se houver vários arquivos com números de certidões diferentes, poderá ser elaborada uma única Certidão de Validação de Assinatura informando todos os números, desde que as certidões sejam da mesma unidade de ensino.

ESTE TEXTO É PADRÃO – NÃO INSERIR OUTRO – E SEMPRE INFORMAR O Nº DA CCTS

“CERTIFICAMOS, à vista do que consta nos autos referentes a certidão de contagem de tempo nº 00/202X, que os dados constantes se encontram corretos. O referido é verdade e dou fé.”

As certidões de contagem de tempo não podem ser carimbadas, assinadas e digitalizadas. Elas devem ser inseridas sem assinatura, em PDF e elaborada a Certidão de Validação de Assinaturas.

Caso o(a) servidor(a) tenha certidões de outras unidades do Centro Paula Souza para inserir na sua contagem, o processo deverá ser tramitado para as unidades respectivas e os Diretores de Serviço deverão incluir suas certidões, após, irão elaborar as Certidões de Validação de Assinatura das certidões de contagem inseridas em formato PDF, conforme orientação acima.

6. Clique no número do processo e na sequência clique no botão INCLUIR DOCUMENTO para incluir o “Comunicado de Ocorrências” informando o texto referente a qual análise será feita no processo:

Ao tramitar o PCIVP para o NCT-Núcleo de Contagem de Tempo NÃO preencher o campo referente à PRAZO PROGRAMADO.