Manual do processo de
Escala de Substituição
Macroprocessos de Vida Funcional
Manual do processo de
Em conformidade com o artigo 35 da Lei Complementar nº 1.044, de 13, publicada no DOE de 14/05/2008, alterada pela Lei Complementar nº 1.240, de 22, publicada no DOE de 23/04/2014, pode haver substituição durante o impedimento legal e temporário dos ocupantes dos empregos públicos em confiança com atribuições de comando, desde que o substituto atenda aos mesmos requisitos exigidos para o provimento do emprego público em confiança para o qual está sendo indicado a substituir, nos termos do §1º e §4º do artigo 12 da mesma Lei Complementar e o Anexo I citado no artigo 4º da Lei Complementar 1.343, de 26, publicada no DOE de 27/08/2019, conforme “Quadro de Requisitos” deste manual.
Para dar atendimento às legislações vigentes, o CEETEPS deve organizar e providenciar a publicação em Diário Oficial do Estado, em suplemento único, para cada biênio, a relação dos servidores/empregados públicos indicados para substituir, nos casos de impedimentos legais e temporários, os titulares de funções/empregos públicos em confiança ou designados para desempenhar atribuições de comando.
Considerando o acima exposto, no final de cada biênio, obedecendo os prazos estabelecidos oportunamente pelo Departamento de Gestão Estratégica e Funcional – DGEF, a unidade deve indicar até dois substitutos no SigURH, conforme tutorial “Biênio – cadastro dos substitutos” disponível neste manual.
Durante o biênio, havendo na Escala alteração e/ou retificação dos dados publicados ou inclusão, quer seja de titulares e/ou de seus substitutos, a unidade deve informar no SigURH, seguindo as orientações contidas no tutorial “Alteração dos substitutos”, disponível neste manual, para que o DGEF possa providenciar nova publicação em DOE.
Dúvidas ou situações não previstas devem ser encaminhadas para o e-mail dgef.substituicao@cps.sp.gov.br.
Orientações Gerais
Procedimentos no Sistema Integrado de Gestão
O ambiente é acessado por meio do SIG – https://sigurh.cps.sp.gov.br/.
Para efetuar a atualização da Escala de Substituição a unidade deve acessar a área da Diretoria de Serviço e clicar em “Substituição Administrativa”.
Clique em “Escala de Substituição” e em seguida em “Lotações”.
Para lançamentos relativos ao início do biênio (01/01 do respectivo ano), a unidade deve atentar-se às orientações a seguir e para alterações a serem realizadas com vigência posterior à data início, ou seja, a partir de 02/01 do respectivo ano, deverá observar o contido no tópico “Alteração dos substitutos” deste manual.
Será exibida a lista dos Departamentos e dos empregos públicos passíveis de substituição. Para iniciar a atualização/confirmação, a unidade deve clicar em “Escalas”.
Os campos Departamento/Área, Emprego do Gestor e Situação Emprego foram extraídos automaticamente da base de dados da Unidade de Recursos Humanos e se encontram bloqueados para edição.
O campo Situação Emprego indica se o emprego público está ocupado por titular (Ativo) ou não (Vago). Substituição de emprego público vago não é permitido.
O campo Status indica se a Escala se encontra preenchida (OK) ou não (Pendente).
Na troca de biênio para confirmação/atualização da escala, a unidade deve clicar em “Iniciar Cadastramento”.
Para as alterações a serem realizadas com vigência posterior a 01/01 (início do biênio) a unidade deverá observar o tópico “Alteração dos substitutos” deste manual e clicar no botão “+Novo” que estará disponível quando o sistema estiver aberto para realizar alteração na escala de substituição.
O sistema irá exibir a data de início da vigência e a unidade deve clicar em “Avançar”.
Os dados dos substitutos serão extraídos automaticamente da base de dados do biênio anterior, devendo a unidade confirmar ou alterar os dados, conforme a necessidade. Para registrar os dados dos substitutos no SigURH, a unidade deve clicar em “Gravar Escala”.
OBS: A explicação campo a campo, se encontra logo após a tela.
Vigência: No campo Vigência será exibido a partir de qual data (dd/mm/aaaa) o lançamento estará vigente.
OBS: Para o início do biênio essa data será automaticamente preenchida com o primeiro dia do respectivo ano.
Dados do Gestor Titular: Os campos do título Dados do Gestor Titular são atualizados pelo DGEF quando da admissão ou dispensa. Após cadastro do titular, a unidade de ensino será notificada via e-mail para que realize a indicação do(s) substituto(s) ou informe que “Não há substituto”.
Dados dos Substitutos: Os dados dos substitutos deverão ser preenchidos para o Substituto 1 e Substituto 2. Caso a unidade não possua substituto para indicar ou possua apenas a indicação do Substituto 1, deverá clicar no campo “Não há substituto” (o sistema irá bloquear o preenchimento dos demais campos).
Os substitutos deverão ser indicados pela unidade, conforme orientações abaixo:
- Matrícula: informar o nº de matrícula referente ao contrato de trabalho ativo do substituto que irá exercer a substituição e seguir para o próximo campo. O sistema irá exibir automaticamente os campos Nome, RG e Emprego.
Caso a unidade não possua substitutos que cumpram os requisitos para constar em Escala de Substituição, clicar no item “Não há substituto” (o sistema irá bloquear o preenchimento dos demais campos).
Conforme artigo 12 da Lei Complementar nº 1.044/2008, com suas respectivas alterações, para constar em Escala de Substituição, os substitutos indicados deverão possuir os requisitos previstos para o preenchimento do emprego público do titular, conforme informações constantes no item “QUADRO DE REQUISITOS” inserido neste Manual. Ressaltamos que não haverá substituição ao docente com autorização de horas de projeto para desempenhar atividades correspondentes ao emprego de comando. - Escolaridade: informar a ESCOLARIDADE ATUAL do substituto, independentemente do emprego público de que é ocupante.
- Possui os requisitos descritos acima?: informar se o substituto atende os requisitos do emprego, conforme legislação vigente (observar o contido no item “QUADRO DE REQUISITOS” deste Manual).
- O indicado é Diretor de Escola Técnica -ETEC ou Diretor de Faculdade de Tecnologia – FATEC?: informar se o substituto ocupa o emprego de Diretor em outra unidade. Em caso positivo, será necessário realizar o upload da autorização da CETEC/CESU.
OBS: Este questionamento será apresentado apenas quando o emprego de registro for Diretor de Escola Técnica – ETEC ou Diretor de Faculdade de Tecnologia – FATEC.
OBS: Os dados relativos à publicação da escala em Diário Oficial do Estado serão oportunamente preenchidos pelo Departamento de Gestão Estratégica e Funcional (DGEF) e estarão disponíveis para visualização.
Após preencher os dados dos substitutos e clicar no botão “Gravar Escala”, o sistema irá exibir a mensagem “Escala de substituição gravada com sucesso”.
A Unidade deve atentar-se para o preenchimento completo da Escala de Substituição, ou seja, TODOS os Empregos deverão constar a indicação “OK” no campo Status da tela inicial, mesmo que não haja indicação de substitutos.
Se os campos T (titular), S1 (substituto 1) e S2 (substituto 2) estiverem com ícone verde indica que os dados foram cadastrados e caso estejam em branco indica que não houve preenchimento.
Após constar “OK” no “Status” de todos os empregos, será exibido no ambiente, o botão “Criar” , onde o Diretor de Serviço deve clicar para gerar a declaração e após em “Sim, confirmo”.
Após confirmar a criação da Declaração Geral de Biênio, o documento será exibido e ficará disponível para validação do Diretor da unidade no próprio SigURH, por meio do botão “Assinar”.
Após assinatura do documento, não se faz necessário a adoção de nenhum outro procedimento por parte da unidade, ficando sob responsabilidade do DGEF baixar e inserir o documento no SEI SP.
Para efetuar alteração do substituto já indicado/publicado na Escala de Substituição, a Unidade de Ensino deve acessar o ambiente “Substituição Administrativa” e no link Escala de Substituição deverá clicar em Lotações.
Será exibida a lista dos Departamentos e dos empregos públicos passíveis de substituição e a unidade deverá clicar em “Escalas” e após em “+Novo”.
OBS: A funcionalidade “Editar” poderá ser utilizada para os casos em que a unidade saiu do ambiente sem concluir o lançamento ou precise editar o registro na mesma vigência. Após a validação do Diretor da Unidade, esta funcionalidade não estará disponível, sendo necessário realizar um novo registro para uma nova vigência.
Em seguida, a unidade deve informar o início da vigência da nova escala (dd/mm/aaaa) e após clicar em “Confirma?” para continuar com a atualização.
Tendo exibido os dados, para alteração do substituto 1 e/ou substituto 2, a unidade deve:
- informar o nº de matrícula referente ao contrato de trabalho ativo do substituto que irá exercer a substituição. Caso a unidade não possua substituto para indicar deverá clicar no campo “Não há substituto”;
- preencher os campos:
- Escolaridade
- Possui os requisitos descritos acima?
- O indicado é Diretor de Escola Técnica – ETEC ou Diretor de Faculdade de Tecnologia – FATEC? (Este questionamento será apresentado apenas quando o emprego de registro for Diretor de Escola Técnica – ETEC ou Diretor de Faculdade de Tecnologia – FATEC)
- clicar em “Gravar Escala”.
O sistema irá exibir a mensagem “Escala de Substituição gravada com sucesso”, bem como possibilitar que a unidade crie a Declaração Individual no campo “Dec Ind” da tela inicial (botão em formato de PDF), devendo ser utilizado quando houver lançamento para apenas um emprego.
Caso seja realizado lançamento em mais de um emprego, a unidade deve gerar o arquivo clicando no botão em formato de PDF – “Criar”, disponível em “Declaração Geral”.
Ainda nesta tela é possível visualizar a Declaração gerada clicando no botão em formato de lupa – “Ver”.
Tendo confirmado a criação da Declaração, o documento ficará pendente de validação do Diretor da Unidade, sendo identificado pelo botão em formato de caneta. A situação deve ser acompanhada até que o documento seja assinado pelo Diretor da Unidade.
Tendo acessado o ambiente de Substituição Administrativa, conforme orientação constante no tópico “ACESSO” deste manual – SigURH > Substituição Administrativa > Escala de Substituição > Lotações, deverá o Diretor da unidade identificar o botão em formato de caneta.
Tendo o Diretor da Unidade, clicado no botão em formato de caneta, a declaração será exibida para análise e validação.
Após a validação, será fixado no documento os dados do responsável pela validação, bem como dia e horário em que foi efetivada.
Após assinatura do documento, não se faz necessário a adoção de nenhum outro procedimento por parte da unidade, ficando sob responsabilidade do DGEF baixar e inserir o documento no SEI SP.
Exibe o registro das declarações criadas, exibindo se o documento foi ou não validado pelo Diretor da unidade.
1º Passo: Através da área do Diretor de Serviços, deverá acessar o ambiente para lançamento de Substituição Eventual Administrativa.
2º Passo: A Unidade de Ensino, deverá selecionar a opção Lançamento Substituição Folha, e escolher o Biênio para efetuar o lançamento.
3º Passo: Será apresentado a lista de cargos de chefia e seus substitutos, a Unidade deverá clicar em Cadastrar Substituição para o cargo correspondente.
4º Passo: Posterior a isso, abrirá a tela do cargo selecionado, a Unidade deverá clicar em Selecionar Substituto, lembrando que sempre será o 1º Substituto, somente na ausência dele, a Unidade informará o 2º Substituto.
5º Passo: Para lançamento da Substituição Eventual Administrativa, a Unidade deverá selecionar o Motivo, se optar em Outros, é obrigatório especificar o motivo.
Após selecionar o motivo da substituição administrativa (exemplo: férias, licença maternidade, licença saúde entre outros), deverá informar o período total da substituição (data início e data fim), mesmo que se inicie num mês e termine em outro mês. Posterior a inserção do período, o sistema fará a contagem automática da quantidade de dias e irá separar os períodos por competência mensal. Clique em ENVIAR para dar prosseguimento.
No ambiente a seguir o sistema trará a seguinte tela com 4 abas diferentes.
O sistema mostrará os dados financeiros da função substituída, do substituto, a diferença a ser considerada nos cálculos dos valores, e o lançamento para pagamento.
Clicar em Lançamento e depois em gerar o pagamento.
Após esse procedimento, os dados para pagamento serão conferidos pelo Assessor do Núcleo de Pagamento e lançado em folha de pagamento.
O prazo para preenchimento da Substituição Administrativa é o mesmo do Arquivo de Folha, disponível no Cronograma de Folha vigente.
