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Manual | Procedimentos gerais para as atividades da Cipa | Unidades

Neste manual preparado pelo Núcleo de Promoção da Saúde Ocupacional (NPSO), do Departamento de Saúde Ocupacional e Benefícios (DSOB), a Unidade de Recursos Humanos (URH) define as orientações necessárias para o bom desenvolvimento das Comissões Internas de Prevenção de Acidentes e de Assédio (Cipas) das Escolas Técnicas (Etecs) e Faculdades de Tecnologia (Fatecs) estaduais e da Administração Central do Centro Paula Souza (CPS).

As orientações abaixo são destinadas aos diretores das unidades de ensino e membros das Cipas de todas as unidades do CPS.

📧 Em caso de dúvidas, entre em contato com o seu Coordenador Regional ou diretamente com o NPSO, pelo e-mail atendimento.cipa@cps.sp.gov.br.

Mês	Atividades
Outubro	– Ata de posse ou Carta de Designado; – Upload de certificado de curso de cipeiro; – Elaboração do mapa de risco; – Plano de trabalho.
Novembro	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Elaboração do mapa de risco.
Dezembro	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Elaboração do mapa de risco.
Janeiro	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload);
Fevereiro	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Planejamento da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Março	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Planejamento da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Abril	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Realização da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Maio	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Realização da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Junho	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload);
Julho	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload);
Agosto	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Processo eleitoral.
Setembro	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Processo eleitoral.
Outubro	– Ata mensal (realizar reunião e fazer upload); – Processo eleitoral – Posse da nova gestão.

Logo após o final do Processo Eleitoral:

TODOS os membros da Cipa, eleitos e designados, titulares e suplentes, de acordo com a legislação vigente, devem realizar o Curso da CIPA disponibilizado pelo NPSO;
Os certificados de curso da Cipa serão transmitidos do sistema Moodle para o Hórus antes da posse/designação, sem os quais os cipeiros não poderão assumir. Porém após esse momento, no decorrer da Gestão, caso haja troca do cipeiro, o certificado deverá ser anexado pela Cipa no Hórus, imediatamente após a conclusão;
Uma cópia deve ser impressa e colocada na pasta física.

O Coordenador Regional agendará reunião de boas-vindas com todas as Unidades, envolvendo Cipeiros e Direção, para tratativa do tema na Instituição e nas Unidades.

NR 5 – item 5.3.1
c) verificar os ambientes e as condições de trabalho visando identificar situações que possam trazer riscos para a segurança e saúde dos trabalhadores;

Além das atividades mensais constantes no calendário acima, deve haver dias designados, pelo menos um ao mês, para vistorias em todos os locais de trabalho, as quais devem ser realizadas por TODOS os cipeiros, podendo os locais do câmpus serem subdivididos e distribuídos pelos cipeiros, a fim de que todos participem e tenham conhecimento.

O Presidente da Cipa poderá solicitar à Direção dispensa das atividades em 1/2 período do mês, considerando uma data que seja melhor para todos os cipeiros, para realização das vistorias, além das datas das reuniões. Esta ação é importantíssima para que os cipeiros efetuem os levantamentos necessários e identifiquem as necessidades de adequações e providências, em todos os locais do CNPJ, para prevenir riscos e acidentes.

Os apontamentos realizados nas vistorias e ações necessárias, deverão ser discutidos mensalmente na reunião ordinária, bem como o andamento de tudo nas demais reuniões subsequentes, sempre com a participação da Direção da Unidade na busca de soluções e planejamento a pequeno, médio e longo prazo. As ações futuras deverão ser registradas no Plano de Trabalho.

O Coordenador Regional fará visitas às Unidades.

NR-5 – 5.9.2: Toda a documentação referente à CIPA deve ser mantida no estabelecimento à disposição da inspeção do trabalho pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

Manter a pasta física contendo os documentos da Gestão dos últimos 5 anos. A pasta física deve conter minimamente os Certificados, todos os documentos de Processo eleitoral (se houver), Ata de Posse ou Carta de Designado, todas as atas de reuniões, relatório das vistorias, evidências da Sipat.

Deixar em local de fácil acesso para a fiscalização (evitar guardar em salas, gavetas e armários trancados, bem como de posse de uma única pessoa, em local que não seja de conhecimento dos demais)

Memorando Circular n.º 018 / 2022 – NPSO – 22/09/2022

NR-5 5.3.1: requisitar à organização as informações sobre questões relacionadas à segurança e saúde dos trabalhadores, incluindo as Comunicações de Acidente de Trabalho – CAT emitidas pela organização, resguardados o sigilo médico e as informações pessoais;

Solicitar que a Cipa seja informada imediatamente quando houver acidente de trabalho, e receba cópia da CAT, para que possa realizar reunião extraordinária e discutir quanto as providências necessárias para evitar risco a outras pessoas e registrar as ações em Ata;
Verificar, antes de cada reunião mensal, junto ao Departamento de Pessoal da Unidade se houve abertura de CAT.

NR-5 5.3.1: d) elaborar e acompanhar plano de trabalho que possibilite a ação preventiva em segurança e saúde no trabalho;

O Plano de Trabalho deve ser criado na primeira reunião e alimentado no sistema Horus durante a gestão, com as tratativas de cada ítem do Plano, a fim de que fiquem registradas todas as ações realizadas pelos cipeiros.

SISTEMA HORUS: A partir da Gestão 2022-2023, todos os documentos serão gerados diretamente no sistema Hórus, cujo tutorial para utilização encontra-se disponível no Curso da CIPA e foi encaminhado a todas as Unidades.

Abaixo, as unidades de ensino podem conferir orientações específicas para cada mês:

Para esta gestão estes documentos devem ser emitidos em 21/10.

Participam da Posse a Comissão Eleitoral e a Direção da Unidade, além dos membros da CIPA.

A Carta de Designado é um documento entre a Direção e o Designado da CIPA.

Tanto a Ata de Posse quanto a Carta de Designado devem ter a data do início da gestão (nesta gestão 21/10)

Emitir, no Hórus, a Ata de Posse ou a Carta de Designado, com data do início da gestão;
Assinar digitalmente;
Disponibilizar a todos os membros uma cópia da Ata de Posse ou Carta de Designado.

NR-5, 5.6.1: A CIPA terá reuniões ordinárias mensais, de acordo com o calendário preestabelecido.

Na primeira reunião os membros da CIPA, ou a Direção e o Designado, tomam ciência do calendário de todas as reuniões da CIPA, que já terá data máxima estipulada no Hórus;
Discutir as primeiras ações para a CIPA e montar o Plano de trabalho;
Todas as decisões serão em comum acordo, caso não tenha acordo, deverá haver voto. No caso de empate o Diretor (como empregador) decide.
O Secretário pode ser qualquer pessoa entre os integrantes da CIPA (eleitos e designados) ou um convidado, caso este tenha sido cadastrado para participar da reunião da CIPA;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional, conforme o tutorial;
Em caso de invalidação, ficar atento, pois a ata deve ser refeita e reenviada para validação no prazo estabelecido. (Dia 26 de cada mês)
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

De acordo com a NR-5:

5.6.2 As reuniões ordinárias da CIPA serão realizadas na organização, preferencialmente de forma presencial, podendo a participação ocorrer de forma remota.

5.6.2.1 A data e horário das reuniões serão acordadas entre os seus membros observando os turnos e as jornadas de trabalho.

5.6.3 As reuniões da CIPA terão atas assinadas digitalmente pelos presentes.

5.6.3.1 As atas das reuniões devem ser disponibilizadas a todos os integrantes da CIPA, podendo ser por meio eletrônico.

5.6.3.2 As deliberações e encaminhamentos das reuniões da CIPA devem ser disponibilizadas a todos os empregados em quadro de aviso ou por meio eletrônico.

Desse modo, a unidade deve:

Continuar as tratativas de solução dos problemas iniciais da primeira reunião, sendo acrescida de casos novos e de CAT se houver.
Discutir as atividades propostas no Plano de Trabalho;
O Secretário pode ser qualquer pessoa entre os integrantes da CIPA (eleitos e designados) ou um convidado, caso este tenha sido cadastrado para participar da reunião da CIPA;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional, conforme o tutorial;
Em caso de invalidação, ficar atento, pois a ata deve ser refeita e reenviada para validação no prazo estabelecido. (Dia 26 de cada mês);
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

De acordo com a NR-5:

5.3.1 b) registrar a percepção dos riscos dos trabalhadores, em conformidade com o subitem 1.5.3.3 da NR-01, por meio do mapa de risco (…).

Desse modo, a unidade deve observar:

A elaboração do mapa de risco no sistema Hórus deverá ser iniciada logo após a vistoria, tarefa que deverá ser dividida entre todos os integrantes da CIPA, a fim de que todos possam ter conhecimento e atuar na gestão.
Após elaborar o Mapa de Risco no Hórus, imprimir e fixar em todas as entradas dos respectivos ambientes. Essa tarefa está prevista na NR 5, com a finalidade de indicar o risco no local, o não cumprimento das normas da NR 5 torna a Unidade irregular.

ATA DE REUNIÃO ORDINÁRIA
Continuar as tratativas de andamento de solução dos problemas iniciais da primeira reunião, sendo acrescida de casos novos e de CAT se houver.
Discutir as atividades propostas no Plano de Trabalho;
O Secretário pode ser qualquer pessoa entre os integrantes da CIPA (eleitos e designados) ou um convidado, caso este tenha sido cadastrado para participar da reunião da CIPA;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional, conforme o tutorial;
Em caso de invalidação, a ata deve ser refeita e reenviada para validação;
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

OBSERVAÇÃO: Por se tratar de mês de férias de docentes, a CIPA pode optar por fazer a reunião de janeiro no início de fevereiro, assim que houver o retorno faz atividades da Unidade. Desta forma, a CIPA terá 02 reuniões em fevereiro;

ATA DE REUNIÃO ORDINÁRIA E INÍCIO DO PLANEJAMENTO DA SIPAT
Além da Ata Mensal, com assuntos diversos dos problemas identificados nos locais de trabalho, deverá iniciar as tratativas de planejamento para realização da SIPAT nos meses de Abril ou Maio, o que deverá constar em ATA também;
O Secretário pode ser qualquer pessoa entre os integrantes da CIPA (eleitos e designados) ou um convidado, caso este tenha sido cadastrado para participar da reunião da CIPA;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Registrar no Hórus: material de divulgação, método de envio da informação aos servidores, evidências do evento.
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional;
Em caso de invalidação, a ata deve ser refeita e reenviada para validação;
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

ATA REUNIÃO ORDINÁRIA E REALIZAÇÃO DA SIPAT
5.3.1 i) promover, anualmente, em conjunto com o SESMT, onde houver, a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho – SIPAT, conforme programação definida pela CIPA.

As SIPATs poderão ser por Unidade, ou por mais que uma Unidade em parceria, com ações presenciais e outras online, permitindo assim a participação de todos.

Além da ATA do mês, realizar a SIPAT, a qual deve ter sido divulgada antecipadamente e amplamente, a todos os servidores para que possam se programar para o evento;

Lembrando que todas as ações devem ser divididas em equipes, onde todos os integrantes tenham participação;

Temas sempre voltados a Saúde e Segurança do Trabalho, IST e demais temas que a Unidade sentir necessidade de expor na ação;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Registrar no Hórus: material de divulgação, método de envio da informação aos servidores, evidências do evento.
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional;
Em caso de invalidação, a ata deve ser refeita e reenviada para validação;
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

ATA DE REUNIÃO ORDINÁRIA
Continuar as tratativas de andamento de solução dos problemas iniciais da primeira reunião, sendo acrescida de casos novos e de CAT se houver.
Discutir as atividades propostas no Plano de Trabalho;
O Secretário pode ser qualquer pessoa entre os integrantes da CIPA (eleitos e designados) ou um convidado, caso este tenha sido cadastrado para participar da reunião da CIPA;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional, conforme o tutorial;
Em caso de invalidação, a ata deve ser refeita e reenviada para validação;
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

Além da ATA mensal, iniciará o Calendário de realização do Processo eleitoral, onde a equipe da CIPA é responsável pelo andamento e eficiência das atividades que envolvem divulgação/candidatos/eleição até o dia da posse, conforme calendário elaborado pelo NPSO.

Continuar as tratativas de andamento de solução dos problemas iniciais da primeira reunião, sendo acrescida de casos novos e de CAT se houver.
Discutir as atividades propostas no Plano de Trabalho;
O Secretário pode ser qualquer pessoa entre os integrantes da CIPA (eleitos e designados) ou um convidado, caso este tenha sido cadastrado para participar da reunião da CIPA;
Terminada a ata, todos os presentes assinam digitalmente;
Enviar no Hórus para validação do Coordenador Regional, conforme o tutorial;
Em caso de invalidação, a ata deve ser refeita e reenviada para validação;
Atualizar o ambiente do Plano de Trabalho com as providências realizadas no mês.

O sucesso do Processo Eleitoral depende de uma Campanha forte da Direção e Comissão eleitoral, levando o tema nas reuniões, exibindo cartazes ou enviando email na rede interna a todos os servidores da Unidade, a fim de que tenham interesse em participar ativamente, atuando, auxiliando ou votando.

Em agosto, é definido pela quantidade de servidores CLT, extraída do relatório de folha de julho, se a Unidade terá eleição ou um designado para compor a CIPA da próxima gestão.

O NPSO define calendário para cada uma das etapas do Processo Eleitoral e envia à Direção da Unidade;
A Direção da Unidade que terá eleição, convocará eleição, definirá a Comissão Eleitoral (Presidente, Vice-presidente da gestão atual e um secretário) e abrirá as inscrições para a eleição;
A Comissão Eleitoral, ou seja, Presidente, Vice-Presidente e Secretário orientam as inscrições e eleição.

ATENÇÃO: No calendário eleitoral é extremamente necessário o cumprimento dos prazos, tanto nas Etapas iniciais onde o Diretor da Unidade atua sozinho dando ciência e indicando a comissão eleitoral, quanto nas demais Etapas onde a Comissão deve atuar nos prazos corretos a fim de evitar paralização do processo pelas demais Unidades.

A Comissão Eleitoral acompanha e orienta os membros da nova gestão sobre o Curso da CIPA.
A Comissão Eleitoral realiza a Posse, juntamente com a Direção;
A Direção designa novo designado da CIPA.