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Manual | Procedimentos gerais para as atividades da Cipa | NRAs

Neste manual preparado pelo Núcleo de Promoção da Saúde Ocupacional (NPSO), do Departamento de Saúde Ocupacional e Benefícios (DSOB), a Unidade de Recursos Humanos (URH) define as orientações necessárias para o bom desenvolvimento das Comissões Internas de Prevenção de Acidentes e de Assédio (Cipas) das Escolas Técnicas (Etecs) e Faculdades de Tecnologia (Fatecs) estaduais e da Administração Central do Centro Paula Souza (CPS).

As orientações abaixo são destinadas aos coordenadores de projeto responsáveis pelas demandas da URH/UP dos Núcleos Regionais Administrativos (NRAs) do CPS.

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco pelo e-mail atendimento.cipa@cps.sp.gov.br.

Mês	Atividades
Outubro	– Ata de posse ou Carta de Designado; – Upload de certificado de curso de cipeiro; – Elaboração do mapa de risco; – Reunião do NRA com as unidades de ensino que administra; – Plano de trabalho.
Novembro	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Elaboração do mapa de risco.
Dezembro	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Elaboração do mapa de risco.
Janeiro	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus).
Fevereiro	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Planejamento da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Março	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Planejamento da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Abril	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Realização da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Maio	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Realização da Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (Sipat).
Junho	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus).
Julho	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus).
Agosto	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Reunião do NRA com os diretores das unidades de ensino que administra; – Processo eleitoral.
Setembro	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Processo eleitoral.
Outubro	– Ata mensal (elaboração e assinatura no sistema Hórus); – Processo eleitoral – Empossar nova gestão.

Logo após o final do Processo Eleitoral, o Coordenador Regional deverá:

Orientar todos os cipeiros que de acordo com a legislação vigente, devem realizar o Curso da CIPA disponibilizado pelo NPSO, e acompanhar se a realização está acontecendo. Todos os membros da CIPA, eleitos e designados, titulares e suplentes, devem realizar o curso;
Informar que os certificados de curso da CIPA serão transmitidos do sistema Moodle para o Hórus antes da posse/designação, sem os quais os cipeiros não poderão assumir. Porém após esse momento, no decorrer da Gestão, caso haja troca do cipeiro, o certificado deverá ser anexado pela CIPA no Hórus, imediatamente após a conclusão.

Essa ação deverá ficar registrada como executada no Hórus.

Realização de reunião em outubro, com todas as Unidades do Regional, logo após o término do Curso da CIPA e antes da data de posse, para esclarecimentos e integração do Regional com as Unidades. (nesta Gestão será do dia 13/09 a 19/09).

Todos os Coordenadores Regionais devem agendar reunião com suas Unidades, envolvendo Cipeiros e Direção, a fim de transmitir todas as orientações necessárias e esclarecer as dúvidas pertinentes quanto:

Papel do NPSO/URH na administração dos trabalhos da CIPA na Instituição;
O trabalho que será realizado pelo Coordenador Regional junto as Unidades;
A importância da parceria, colaboração e presença da Direção nos trabalhos da CIPA;
Prazos e obrigações da Cipa impostas pela NR 5;
Necessidade das vistorias logo no início da gestão, para identificação dos problemas e direcionamento dos trabalhos da Cipa na Unidade;
Elaboração do Plano de trabalho;
Acessar o sistema Cipa no Hórus, para lançamento dos documentos obrigatórios, conforme calendário de atividades;
Quando e como realizar uma reunião extraordinária;
Realização da SIPAT até os meses de Abril ou Maio, na própria Unidade ou em conjunto com outras Unidades;
Informar sobre as providências quando há CAT e que a Diretoria de Serviços deve enviar cópia para Cipa;
Orientar sobre a obrigatoriedade da pasta física, em local de fácil acesso, para fins de fiscalização, e alertar que haverá visitas técnicas pelos Coordenadores Regionais;
Frisar a importância da abertura do e-mail CIPA para as tratativas com os Coordenadores Regionais e com o NPSO através do e-mail cipa.atendimento. Caso a CIPA tenha dúvida quando à senha do e-mail cipa, orientar a enviar e-mail ao cipa.atendimento. Caso entenda necessário, efetuar testes de acesso durante a, enviando mensagem teste no e-mail cipa da Unidade;
Regularização dos documentos do Processo Eleitoral, se for o caso, no sistema Cipa Eletrônica;
A importância da criação do conceito da Cipa na Unidade e da divulgação dos trabalhos e resultados da Cipa, a fim de motivar os demais servidores a querer se candidatar, e colaborar com as melhorias que a Cipa pode trazer para a Unidade.
A Incidência do atraso na realização de cada atividades na BR;

O Coordenador Regional deverá além de informar na reunião inicial, sobre a necessidade de realização das vistorias, deverá esclarecer melhor todos os pontos relativos à Vistoria, conforme segue:

Além das atividades mensais constantes no calendário acima, deve haver dias designados, pelo menos um ao mês, para vistorias em todos os locais de trabalho, as quais devem ser realizadas por “TODOS” os cipeiros, podendo os locais dos Campus serem subdivididos e distribuídos pelos cipeiros, a fim de que todos participem e tenham conhecimento.

O Presidente da CIPA poderá solicitar à Direção dispensa das atividades em 1/2 período do mês, considerando uma data que seja melhor para todos os cipeiros, para realização das vistorias, além das datas das reuniões. Esta ação é importantíssima para que os cipeiros efetuem os levantamentos necessários e identifiquem as necessidades de adequações e providências, em todos os locais do CNPJ, para prevenir riscos e acidentes. Esta ação está prevista na NR 5, nas atribuições do cipeiro.

Os apontamentos realizados nas vistorias e ações necessárias, deverão ser discutidos na reunião ordinária mensalmente, bem como o andamento de tudo nas demais reuniões subsequentes, sempre com a participação da Direção da Unidade na busca de soluções e planejamento, a pequeno, médio e longo prazo. As ações futuras deverão ser registradas no Plano de Trabalho.

Todos os Coordenadores Regionais devem visitar as Unidades, a fim de se familiarizar com a realidade da Unidade e constatar a realização dos trabalhos da Cipa. Realizar integração com os cipeiros, esclarecer dúvidas e constatar a existência de Pasta Física, contendo todos os documentos das últimas 5 gestões, originais e assinados, em local de fácil acesso para fins de fiscalização,

As visitas técnicas deverão ser realizadas pelo menos 3 vezes ao ano, começo, meio e fim da Gestão para melhor eficácia.

Caso identifique irregularidades solicita a regularização e no caso de dúvidas nos questionamentos da Unidade, entra em contato com o NPSO para receber orientações.

O NPSO efetuou um checklist para ser utilizado nas visitas física, do Regional na Unidade, a fim de direcionar as análises, cujo formulário consta no site do NPSO….linkxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx e deve ser utilizado por todos, e após concluído ser efetuado upload no Hórus.

Abaixo, o Coordenador de Projeto responsável pelas atividades da URH nos NRAs podem conferir orientações específicas para cada mês:

TODOS OS REGIONAIS DEVEM ACESSAR O SISTEMA HÓRUS SEMANALMENTE, A PARTIR DO 5º DIA ÚTIL ATÉ DIA 26 DO MÊS PARA:

ATA DE POSSE OU CARTA DE DESIGNADO – AÇÃO SOMENTE PARA MÊS DE OUTUBRO

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR 5;
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Identificar irregularidades ou pendências, e entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

ATA DA PRIMEIRA REUNIÃO – SOMENTE PARA MÊS DE OUTUBRO:

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO (deve conter o calendário para as reuniões ordinárias de toda gestão, conforme determina o item 5.6.1 da NR 5);
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Identificar irregularidades ou pendências, e entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema e Validar ou não o documento;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

PLANO DE TRABALHO

Orientar que deverá ser elaborado diretamente no Hórus;
Acompanhar e analisar o documento, para verificar se a CIPA está estabelecendo e cumprindo metas, pois as atividades propostas devem ser discutidas em reunião mensal e constar em ata;
Identificar irregularidades ou pendências, e entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Este documento não tem validação, porém deve ser acompanhado.
Observação: Deve conter no início da gestão o Planejamento das primeiras ações minimamente, como: vistorias, realização do mapa de risco, planejamento SIPAT, além de outras. O Plano de trabalho é dinâmico e deve ser tratado mensalmente nas reuniões ordinárias.

MAPA DE RISCO

Solicitar às Unidades que elaborem e imprimam os Mapas de risco, por ambiente, no Hórus e efetuem a fixação nos locais respectivos;
Conferir se realizaram mapa de todos os ambientes que estão no Hórus, e caso sejam detectados problemas ou falta em algum ambiente, orientar as Unidades para ajustar no sistema Sabiá e contatar o responsável pelo sistema, caso seja necessário.
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

TODOS OS REGIONAIS DEVEM ACESSAR O SISTEMA HORUS SEMANALMENTE, A PARTIR DO 5º DIA ÚTIL ATÉ DIA 26 DO MÊS PARA:

ATA DO MÊS

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR5;
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Identificar irregularidades ou pendências, e entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema e Validar ou não o documento;
Caso não valide, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item acima.

MAPA DE RISCO

Solicitar regularização às Unidades que não iniciaram os Mapas, que elaborem e imprimam os Mapas de risco, por ambiente, no Hórus;
Conferir se realizaram mapa de todos os ambientes constantes no Sabiá, caso seja detectado problemas nos ambientes, orientar as Unidades para ajustar no Sabiá. Contatar responsável pelo sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

Observação: O Mapa de Risco deverá ser por ambiente. Todos os ambientes devem ser cadastrados pela Unidade no sistema Sabiá.

TODOS OS REGIONAIS DEVEM ACESSAR O SISTEMA HÓRUS SEMANALMENTE, A PARTIR DO 5º DIA ÚTIL ATÉ DIA 26 DO MÊS PARA:

ATA DO MÊS:

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR5;
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Se identificar irregularidade ou pendência, entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

Observação: As Unidades que não conseguirem realizar a reunião no mês de janeiro por ser um mês de férias de cipeiros docentes, poderão realizar no início do mês de fevereiro, ou seja, serão realizadas 2 reuniões no mês.

ATENÇÃO: JÁ INICIAR AS TRATATIVAS DA SIPAT, A FIM DE NÃO ATRASAR A OCORRÊNCIA DELA EM ABRIL OU MAIO.

TODOS OS REGIONAIS DEVEM ACESSAR O SISTEMA HÓRUS SEMANALMENTE, A PARTIR DO 5º DIA ÚTIL ATÉ DIA 26 DO MÊS PARA:

ATA DO MÊS:

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR5;
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Se identificar irregularidade ou pendência, entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

SIPAT:

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR5;
Verificar se o conteúdo condiz com o que está sendo solicitado;
Se identificar irregularidade ou pendência, entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

REGRAS DOCUMENTOS SIPAT:

Material de divulgação (cartaz/email/etc)
Evidências da divulgação aos servidores (de que forma foi divulgado)
Evidências do evento (foto/print da tela (caso o evento seja online)

TODOS OS REGIONAIS DEVEM ACESSAR O SISTEMA HÓRUS SEMANALMENTE, A PARTIR DO 5º DIA ÚTIL ATÉ DIA 26 DO MÊS PARA:

ATA DO MÊS:

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR 5;
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Se identificar irregularidade ou pendência, entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

TODOS OS REGIONAIS DEVEM ACESSAR O SISTEMA HÓRUS SEMANALMENTE, A PARTIR DO 5º DIA ÚTIL ATÉ DIA 26 DO MÊS PARA:

REUNIÃO COM A DIREÇÃO DA UNIDADE PARA ORIENTAR SOBRE O PROCESSO ELEITORAL:

Lembrar da responsabilidade da Direção em divulgar (cartazes/palestras/reuniões/orientações na rede interna/etc.) sobre o início do Processo eleitoral;
Orientar quanto ao cumprimento das ações da Direção no início do calendário eleitoral, os documentos que devem ser emitidos e divulgados, bem como ser feito upload no sistema;
Falar sobre a importância no empenho da Direção na divulgação das ações e resultados da Cipa, para que possa obter êxito na formação/composição da nova gestão da CIPA.

ATA DO MÊS:

Analisar conteúdo dos documentos postados, baseando-se nas regras estabelecidas pelo NPSO e NR 5;
Verificar se constam as assinaturas digitais;
Se identificar irregularidade ou pendência, entrar imediatamente em contato com a Unidade para orientá-la, antes do fechamento do Sistema;
Validar ou não o documento;
Caso não valide ou identifique pendência, efetuar as 3 ações constantes no Hórus, descritas no item 1. PENDÊNCIAS, abaixo.

PROCESSO ELEITORAL

Acompanhar o calendário do Processo Eleitoral divulgado pelo NPSO e certificar-se que as ações, por etapa, estão sendo realizadas no sistema pelas Unidades da sua Regional;
Alertar suas Unidades para as ações, nas datas do calendário;
Consultar o sistema e acompanhar o andamento;
Solicitar regularização, se for o caso.

Observação: todas as Unidades estarão realizando o processo eleitoral concomitantemente, e o atraso de uma bloqueia o avanço das demais unidades.

1. PENDÊNCIAS

No caso de algum documento não ser validado, deverá ser efetuado o registro no Hórus, na aba ocorrências, e deverão ser tomadas providências para as 3 ações abaixo, com prazos distintos, constantes no sistema, com o intuito de regularização. Tudo deve ficar registrado.

No caso do documento não postado, o Coordenador Regional também deverá realizar as 3 ações abaixo, informando no email o documento faltante e dando um prazo para postagem;

1ª ação – envio de msg para e-mail cipa;
2ª ação – envio de msg para o Diretor da Unidade informando que já foi solicitado no e-mail cipa e não foi atendido;
3ª ação – Agendamento de reunião com cipeiro e Diretor pelo Teams, a fim de identificar o problema e auxiliar na regularização. Registrar o resultado no Hórus.

Após todas essas tentativas, um alerta seguirá para a tela gerencial do NPSO, que ficará a partir de então responsável pelo direcionamento do caso.

Se a pendência for regularizada ao final de uma das etapas, fica o registro das ações tomadas, mas não aparece como pendência e sim que já houve uma.

As 3 ações não realizadas pelo Coordenador Regional, deverão constar no relatório mensal do NPSO.

2. REGULARIZAÇÃO DO MÊS ANTERIOR:

Importante não deixar nenhuma pendência no mês, porém caso a Unidade não efetue a regularização, o Coordenador Regional deverá realizar reuniões no início de cada mês com as Unidades que possuem pendências do mês anterior, a fim de regularizar tudo e dar andamento nos trabalhos do mês, até o dia 26.