Unidade de Recursos Humanos mantém produtividade mesmo em período de quarentena


14 de julho de 2020

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Apesar de inesperado, teletrabalho não prejudicou o andamento da Unidade de Recursos Humanos. | Foto ilustrativa (Jan Baborak/Unsplash)

Mesmo em casa, grande parte das atividades desenvolvidas pela Unidade de Recursos Humanos (URH) do Centro Paula Sozua (CPS) são essenciais e não puderam parar. Cada departamento da URH precisou adequar suas rotinas para trabalhar remotamente e assegurar o pleno funcionamento das nossas Escolas Técnicas Estaduais (Etecs) e Faculdades de Tecnologia (Fatecs) de todo o Estado.

A experiência vivenciada pela URH serve de inspiração para demonstrar como é possível dar continuidade às atividades do setor público, mesmo à distância, de maneira eficaz, com as ferramentas adequadas e fortalecendo, ainda mais, o trabalho em equipe.

Conheça, a seguir, como cada departamento e área da URH se organizou para manter a produtividade em plena pandemia.

Administração de Pessoal e Contagem de Tempo

Para o Diretor do Departamento de Administração de Pessoal e Contagem de Tempo (DAPCT) da URH, Célio Ferreira da Silva Junior, o planejamento dos trabalhos junto à equipe foi fundamental para não prejudicar o andamento das atividades da área. “Sempre levamos em consideração as opiniões do grupo que, por sinal, foi o maior motivo para o bom desempenho das atividades. Revezando entre o teletrabalho e as atividades presenciais, continuamos a dar todo suporte necessário para as Unidades de Ensino e, no caso da Administração Central, aos seus servidores”, disse.

Os desafios encontrados inicialmente foram relacionados ao aparato tecnológico de cada integrante da equipe. No entanto, os obstáculos foram superados e as entregas da área continuaram sendo realizadas com muita dedicação e qualidade.

Gestão Estratégica e Funcional

Todas as atividades desenvolvidas no Departamento de Gestão Estratégica e Funcional (DGEF) foram mantidas no período, o que possibilitou o atendimento às próprias atividades de rotina da área e às demandas surgidas pela Coordenação da URH e do Gabinete da Superintendência. Isso porque o Centro Paula Souza proporcionou todas as ferramentas necessárias para o bom desempenho do teletrabalho em tempo hábil: Microsoft Teams, acesso remoto (máquina virtual), além dos sistemas como o SIG-URH, por exemplo.

As principais atividades desenvolvidas pela área dizem respeito à manutenção dos estagiários, suporte aos Núcleos Regionais Administrativos quanto à análise e regularização de férias, elaboração e publicação da escala de substituição do biênio 2020-2021, dentre outras, como a previsão orçamentária para a criação de cursos ou classes descentralizadas e Unidades de Ensino, por exemplo. Todas elas, mantidas em execução graças ao trabalho de cada servidor e das reuniões virtuais constantes para monitoramento e acompanhamento das ações.

Para a Diretora do DGEF, Ogali Fukushima, o diálogo com a equipe foi importante para orientar e organizar o trabalho para o novo formato. “E o mais importante, apesar do distanciamento físico, nunca estivemos isolados”, complementou.

Os núcleos da área, que cuidam do controle funcional e da movimentação de pessoal também mantiveram suas atividades. O fluxo de documentos físicos precisou ser realinhado conforme a necessidade e algumas atividades deixaram de ser executadas devido impedimento legal, como o afastamento para o exterior, por exemplo.

Gestão de Folha de Pagamento

O planejamento anterior à pandemia facilitou o teletrabalho da equipe do Departamento de Gestão Folha de Pagamento (DGFP). A servidora Claudia Cristina Proença Quinto, Diretora da área, ressalta que as rotinas já eram quase que totalmente sistematizadas, o que não prejudicou a execução das atividades.

O acesso remoto aos sistemas de processamento da folha de pagamento dado pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp), as funcionalidades do Sistema Integrado de Gestão da URH (SIG-URH), o acesso as máquinas virtuais e também o Microsoft Teams permitiram que os pagamentos ocorressem.

Até mesmo as rotinas não sistematizadas e de outras coordenadorias não foram deixadas para trás. 

“Não posso deixar de destacar o comprometimento de toda a equipe do departamento para que todos os procedimentos, sistematizados ou não, ocorressem de forma correta”, completou Claudia.

Gestão de Normas e Legislações

O Departamento de Gestão de Normas e Legislações (DGNL) redobrou os esforços durante a pandemia. Além do constante diálogo entre a equipe por meio do e-mail institucional e do Microsoft Teams, o alinhamento assertivo com o Gabinete da Superintendência garantiu a maior celeridade possível nas ações, propiciando segurança, na medida do possível, para todos os servidores do CPS.

“A maior dificuldade que hoje os colaboradores do DGNL ainda enfrentam é o distanciamento, uma vez que o ambiente favorável e as trocas de ideias presencialmente facilitavam o desenvolvimento dos trabalhos”, disse Thais Helena Rodrigues Fortes, Diretora do Departamento. “Ainda assim, a produtividade não tem sido afetada por isso”, completou.

Gestão de Seleção de Docentes e Auxiliares de Docente

Para o Diretor do Departamento de Gestão de Seleção de Docentes e Auxilares de Docente (DGSDAD), Luiz Tadeu Muniz de Faria, o trabalho da área precisou de bastante planejamento e diálogo para alinhamento das atividades e manter o contato e o engajamento da equipe. “Foram inúmeras reuniões na plataforma Teams, que ainda são realizadas constantemente para a tomada de decisões, que integram todas as áreas estratégicas da Unidade de Recursos Humanos para o bem-estar de todos os colaboradores do CPS”, disse.

Apesar do impedimento legal para a execução e abertura de processos seletivos simplificados e concursos públicos, o Departamento não parou. Com o uso do Microsoft Planner, a equipe foi envolvida em frentes de trabalho responsáveis pela revisão dos manuais para os processos seletivos e concursos públicos, dos anexos, e da legislação. Além disso, materiais específicos de orientação aos servidores administrativos das Etecs e Fatecs foram preparados e melhorias na usabilidade dos sistemas da área estão sendo implementadas.

Saúde Ocupacional e Benefícios

As atividades do Departamento de Saúde Ocupacional e Benefícios (DSOB) da URH também continuaram sendo executadas sem prejuízos. A gestão dos benefícios de vale-transporte e vale-alimentação e as adesões à previdência complementar (Prevcom), por exemplo, não pararam.

Além da manutenção da sala virtual no Teams para as aulas de academia e ginástica laboral para todos os servidores administrativos e docentes do CPS, a equipe da área gerenciou as concessões e pagamentos dos adicionais de insalubridade e periculosidade e deu atendimento às Unidades de Ensino.

“Todas as atividades estão sendo realizadas de forma remota, com uso do Microsoft Teams, do SIG-URH e do e-mail institucional”, explicou Emerson de Oliveira Alves, Diretor do DSOB.

Projetos da URH

As atividades dos projetos da Unidade de Recursos Humanos também continuaram sendo executadas à distância. Os projetos Processos, Sistemas, Comunicação e Pessoas, decorrentes do Projeto BPM, permaneceram em andamento com a participação de professores coordenadores de projetos e dos servidores da URH na busca da melhoria contínua dos processos e de novas soluções de sistema, manuais e treinamento de pessoas para atendimento aos objetivos estratégicos da coordenadoria e atendimento aos leiautes do eSocial.

Da mesma forma, o projeto SIG-URH não sofreu interrupções em seu desenvolvimento, devido sua estrutura já possibilitar a execução das ações remotamente pelos integrantes da equipe. Além disso, o sistema permaneceu estável, sem comprometer a usabilidade e a qualidade das informações.