Otimização do processo de admissão de pessoas traz maior eficiência operacional


4 de março de 2020

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Macroprocesso Recrutamento/Seleção/Admissão | Divulgação

No último dia 20 de fevereiro, os servidores envolvidos nos projetos Processos e Sistemas da Unidade de Recursos Humanos (URH) realizaram a entrega da estrutura do macroprocesso de Recrutamento/Seleção/Admissão. O processo de admissão de pessoal foi otimizado e encaminhado para análise da equipe do Sistema Integrado de Gestão da URH (SigUrh). Com isso, quando estiver desenvolvido, todo o pré-cadastro, cadastro e contratação de novos servidores acontecerão diretamente dentro do sistema.

Sob a gestão das servidoras Ogali Fukushima (Diretora do Departamento de Gestão Estratégia e Funcional – DGEF) e Cláudia Cristina Proença Quinto (Diretora do Departamento de Gestão de Folha de Pagamento – DGFP), os projetos Processos e Sistemas contam com a coordenação do Prof. André Renato Alli e, sobretudo, com o empenho das equipes de servidores da URH, que realizaram e participaram do mapeamento, análise crítica e remodelagem dos processos de modo a atenderem os leiautes e demandas do eSocial, além de uma série de outras necessidades e anseios da própria Coordenadoria. A execução dos projetos contam ainda com o suporte da equipe de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM) da URH.

Participação dos servidores

Para planejar e executar as tarefas, os servidores da URH se dividiram em 18 frentes de trabalho. As reuniões das equipes foram organizadas de modo a não prejudicarem as rotinas administrativas da Unidade de Recursos Humanos.

Para esta entrega dos procedimentos de pré-cadastro, cadastro e admissão, foram mobilizadas as equipes lideradas pelos servidores Andreia Vieira Fredo e Rafael Martins Fucci (ambos do DGEF), e mediadas pelo servidor Thiago Luiz de Oliveira Augusto (do Núcleo de Controle Funcional – NCF), compostas pelos servidores a seguir:

Processo envolvidoEquipe
AdmissãoAndreia Vieira Fredo
Celio Ferreira da Silva
Felipe Leite Figueiredo
Luciana de Cassia Marançato Dedes
Mauricio Mariano da Silva Filho
Rafael Martins Fucci

Vantagens da otimização de processos na Unidade de Recursos Humanos

Desenvolvimento profissional: Os projetos favorecem o desenvolvimento humano e profissional dos servidores, que se apropriam de novos conceitos e planejam soluções informatizadas para a melhoria da eficiência operacional.

Facilidade na implantação e economia de tempo: Como os processos são analisados, criticados e remodelados junto aos servidores, fica mais fácil a implantação das melhorias propostas para os problemas identificados ao longo do processo. Quanto mais os servidores conhecem o porquê das mudanças, mais abertos eles se mostram ao uso de novas ferramentas que impactam diretamente na diminuição do tempo de execução das tarefas operacionais, por exemplo. Seguir o processo definido pela equipe garante a melhoria da produtividade.

Confiabilidade dos dados e transformação digital: Além de melhorar o fluxo das informações e assegurar a confiabilidade dos dados, a otimização dos processos efetuadas pelas equipes dos Projetos Processos e Sistemas da URH confere maior agilidade nas rotinas de trabalho.

Alinhamento estratégico: A busca de soluções informatizadas para os processos vai de encontro à transformação digital contemplada no planejamento estratégico da instituição.

Atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD: As soluções propostas pelas equipes dos projetos Processos e Sistemas para o processo de admissão no SigUrh já se alinham à necessidade de atender à Lei nº 13.709/2018, denominada Lei Geral de Proteção de Dados, que regulamenta sobre a gestão e tratamento de dados pessoais.

Diminuição do volume de produção e tramitação de papeis – SP Sem Papel: Instituído pelo Decreto 64.355/2019, o Programa SP Sem Papel prevê a redução de documentos impressos sendo produzidos e tramitados na administração pública estadual. O novo processo de admissão já prevê a economia de papel e insumos de impressão para efetuar a contratação, transmitindo as informações dentro do próprio SigUrh e por e-mail.

Mais entregas

No mês de fevereiro também ocorreram as entregas dos projetos Processos e Sistemas para a equipe do SigUrh de outros dois processos otimizados: horários e ambiente de frequência. Com eles, formas ainda mais eficazes de controle e monitoramento do horário do pessoal administrativos e da frequência de servidores e docentes serão implementadas em breve.

Lideradas pelas servidoras Iandra Cristina Cazetta de Azevedo (do Departamento de Gestão de Normas e Legislação – DGNL), que esteve à frente dos horários, Patricia dos Santos Cunha Barbosa e Brunno Luis Archas dos Santos (ambos do Núcleo de Movimentação de Pessoal – NMP), líderes dos ambientes de frequência, as equipes que realizaram o mapeamento e proposta de otimização destes processos foram compostas pelos servidores:

Processo envolvidoEquipe
Ambiente de Frequência Andreia Vieira Fredo
Danielle Cristina Barreto Lopes
Emerson de Oliveira Alves
Francisco Antonio Bagliotti
Ilaércio Fioramonte Filho
Kátia Sayuri Shiina
Michele Mizael Rodrigues
Patricia dos Santos Cunha Barbosa
Rafael Martins Fucci
Renata de Cassia Fernandes
Vanessa Rangel Marques
Welize Souza Archas
Horário de TrabalhoFelipe Leite Figueiredo
Iandra Cristina Cazetta de Azevedo
Vanessa Rangel Marques

Próximos passos

A ação irá impactar diretamente a atuação dos servidores administrativos da Administração Central do Centro Paula Souza (CPS), além das rotinas de trabalho dos Diretores de Serviço da área administrativa das Unidades de Ensino – Etecs e Fatecs – de todo o Estado relativas ao cadastro e contratação de novos servidores e docentes.

Ambiente no SigUrh

Gerenciada pelo servidor Ilaércio Fioramonte Filho (do DGFP), a equipe do Projeto SigUrh está em processo de análise dos fluxogramas dos processos de admissão e frequência, além do desenvolvimento da nova solução de horários. Um novo cronograma de desenvolvimento das novas soluções no sistema deve estar disponível até o final de março.

Indo além

A equipe do Projeto Comunicação, gerida pelo servidor Ismael Theodoro de Carvalho Junior sob a coordenação do Prof. Fagner Gustavo Fortunato de Lima, já se movimenta para a produção de novos manuais de instruções que irão nortear a operação do sistema pelos servidores e dar subsídio às ações de treinamento que serão disponibilizadas pelo Projeto Pessoas, gerenciado pela servidora Riquiane Silva Gallina sob a coordenação do Prof. Dr. Edson Costa e da Profª Me. Karen dos Reis Fernandes Teixeira.